KielRegion GmbH

FAQ MokWi

Hier findest Du häufig gestellte Fragen (FAQ) und deren Antworten zur Nutzung von MokWi.

Diese Seite soll Dir dabei helfen, Dich besser auf der Plattform MokWi zurechtzufinden. Die FAQs werden regelmäßig aktualisiert und auf Basis Deiner Fragen sowie Erfahrungen erweitert.

Zu MokWi

Du registrierst dich, indem du auf https://mokwi.de/signup/ deine E-Mail-Adresse und einen Profilnamen einträgst. Im Anschluss erhältst du eine Bestätigungsmail mit einem Anmeldelink. Sobald du dich erstmalig angemeldet und dein Passwort gesetzt hast, kannst du dein Profil mit weiteren Informationen füllen, wie z.B. einem Profilbild oder deinem Standort.

Leider haben wir immer wieder Schwierigkeiten bei der Registrierung von neuen Nutzer*innen mit den folgenden E-Mail-Providern:
@live.de & @hotmail.de/.com  & @msn.de
Solltest du keine E-Mail zur Registrierung bekommen haben, schreibe einfach eine kurze Mail mit dem Betreff „Registrierung fehlgeschlagen“ an mokwi@kielregion.de und wir schalten dich schnellstmöglich frei! Danke für dein Verständnis!

Vermutlich bist du bereits auf MokWi registriert. Versuche dich anzumelden (falls du das nicht schon getan hast). Gegebenenfalls kannst du das Passwort zurücksetzen. Wenn dir die Mitgliedsinformationen nicht bekannt vorkommen, kann es sein, dass ein*e andere*r Nutzer*in versehentlich deine Adresse verwendet hat. In diesem Fall schreibe uns eine Mail an mokwi@kielregion.de.

Melde dich mit deinen Zugangsdaten auf https://mokwi.de/login an, bzw. durch Mausklick auf das Kästchen „Anmeldung“ in der rechten oberen Ecke. Falls du noch nicht registriert bist, registriere dich auf https://mokwi.de/signup/.

Die Abmeldung erfolgt über ein kleines Fenster, dass sich beim Klick auf das Profilbild in der rechten oberen Ecke öffnet. Hier findest du den Unterpunkt „Abmelden“.

Das kommt darauf an, welche Sichtbarkeitseinstellungen du ausgewählt hast. Wie findest du das heraus?
  1. Klicke auf dein Profilbild in der oberen Leiste rechts
  2. Klicke auf „Mein Profil“
  3. Klicke auf „Profil bearbeiten“
Unter dem Punkt „Wer darf Dich auf der Plattform sehen?“ gibt es folgende drei Auswahlmöglichkeiten:
  • Nur Gruppen/Projekt-Mitglieder: Dein Profil ist nur für Mitglieder deiner Gruppen/Projekte sichtbar. Du wirst nicht in der Liste „Menschen“ in der oberen Leiste angezeigt.
  • Nur eingeloggte Mitglieder: Personen, die Mitglied von MokWi sind, können sich dein Profil anschauen. Du wirst in der Liste „Menschen“ angezeigt.
  • Jeder: Auch nicht eingeloggte Personen können sich dein Profil anschauen. Dein Profil ist öffentlich sichtbar.
  1. Klicke auf dein Profilbild in der oberen Leiste rechts
  2. Klicke auf „Mein Profil“
  3. Klicke auf „Profil bearbeiten“

Wenn du dein Passwort ändern möchtest, machst du noch diese weiteren Schritte:

  1. Klicke auf „Passwort ändern“ (befindet sich in der linken Leiste)
  2. Auf der sich nun öffnenden Seite musst
Auf der Login-Seite (https://mokwi.de/login) findest du in der linken Leiste die Option „Passwort vergessen?“. Hier gibst du deine E-Mail-Adresse ein und folgst den Anweisungen zum Zurücksetzen des Passworts in der E-Mail.

  1. Klicke auf dein Profilbild in der oberen Leiste rechts
  2. Klicke auf „Mein Profil“
  3. Klicke auf „Profil bearbeiten“
  4. Klicke auf „Profil löschen“
Durch die Löschung wird dein Benutzer*innenkonto mit allen darin hinterlegten Daten deaktiviert und nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Der Zugang zu deinen Gruppen und Projekten ist dann nicht mehr möglich.
Klicke rechts oben auf dein Profilbild, dann auf „Mein Profil“ und dann auf der neuen Seite links im Seitenmenü auf „Sprache ändern“. Hiermit kannst du die Systemsprache umstellen, also bspw. die Menüfelder oder Hinweistexte der Plattform. Die von den Nutzer*innen erstellten Inhalte bleiben in der Originalsprache und werden nicht mit übersetzt.

Ja, kannst du:
  1. Klicke auf „Dein Profilbild“ in der oberen Leiste rechts
  2. Klicke auf „Mein Profil“
  3. Klicke in der linken Leiste auf „Zwei-Faktor-Authentifizierung“
  4. Klicke auf „Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren“
  5. Folge den dort beschriebenen Anweisungen:
  • Installiere auf deinem mobilen Endgerät eine OTP-App
  • Klicke auf „Weiter“ und scanne den dort stehenden QR-Code in deiner App
  • Gib den 6‑stelligen Code aus der App ein und klicke auf „Weiter“.

Jetzt hast du die 2FA aktiviert, nun kannst du Backup-Codes generieren um die vor dem Fall zu schützen, dass nicht mehr auf die Einmal-Passwörter zugreifen kannst. Nun wirst du jedes mal beim Anmelden zusätzlich nach einem Einmal-Passwort gefragt, dass du in deiner OTP-App findest

Ja, kannst du:
  1. Klicke auf dein Profilbild oben rechts
  2. Klicke auf „Mein Profil“
  3. Klicke in der Sidebar auf „Zwei‑Faktor‑Authentifizierung“
  4. Klicke auf „Zwei‑Faktor‑Authentifizierung deaktivieren“
  5. Gib dein Profil‑Passwort ein (nicht den OTP‑Code)
  6. Klicke auf „Deaktivieren“
  7. Du wirst nun beim Login nicht mehr nach einem Einmal‑Passwort gefragt

  1. Öffne die OTP‑App auf deinem mobilen Endgerät
  2. Suche in der App nach dem 6‑stelligen Einmal‑Passwort (OTP)
  3. Gib diesen 6‑stelligen Code zusätzlich zu deinem Passwort in die Anmeldemaske ein
  4. Du hast keine OTP‑App? Nutze stattdessen deine Backup‑Tokens, die du bei der 2FA‑Aktivierung erstellt hast
  5. Du hast keine Backup‑Tokens? Kontaktiere den Support, unter mokwi@kielregion.de damit wir dir weiterhelfen können

Projekt: Projekte sind Untereinheiten einer Gruppe. Projekte sind immer dann sinnvoll, wenn innerhalb einer Gruppe viele verschiedene Tätigkeiten organisiert werden, die zeitlich begrenzt sind oder nur einen Teil der Gruppe betreffen. Ein Projekt kann durch Nutzer*innen selbst angelegt und durch den Projekt-Admin selbständig verwaltet und auch wieder gelöscht werden. Es hält die gleichen Funktionen bereit wie eine Gruppe.
 
Gruppe: Mit einer Gruppe kannst du gemeinsam mit weiteren Personen einen digitalen Ort zur internen Organisation, Planung und zum Wissensaustausch erschaffen. Innerhalb einer Gruppe können beliebig viele Projekte eingerichtet werden, von einem Teil oder von der gesamten Gruppe. In einer Gruppe findest du folgende Funktionen: Neuigkeiten, Kalender mit Terminfindung, Aufgabenverwaltung, Dateiablage und Dokumente (= Etherpads) zum gemeinsamen Verfassen von Texten und Tabellen.
 
Forum: Das MokWi-Forum dient der Vernetzung und dem Austausch von Neuigkeiten. Formal ist es eine Gruppe, in die alle MokWi-Nutzer*innen mit der Anmeldung automatisch aufgenommen sind. Auch das Forum enthält die üblichen Gruppenfunktionen.
Da die Funktionen der beiden Arbeitsbereiche nahezu identisch sind, stellt sich vor allem die Frage, was ihr abbilden möchtet. Wenn ihr ein einfaches Team – egal welcher Größe, aber ohne Untergliederungen – seid, ist ein Projekt in der Regel völlig ausreichend. Dieses könnt ihr direkt beim Erstellen oder später einer Gruppe zuordnen, müsst ihr jedoch nicht.
 
Anders ist es, wenn ihr eine komplexere Struktur aus einem übergeordneten Element mit mehreren Unter-Elementen abbilden möchtet, z. B. eine Organisation mit mehreren eigenständigen Themen- oder Aufgabenfeldern. In diesem Fall bietet es sich an, eine Gruppe für alle zu erstellen und die Unter-Elemente durch Projekte abzubilden. In den Projekten könnt ihr Inhalte erstellen, die nur für die Projektmitglieder und nicht für alle Mitglieder der übergeordneten Gruppe sichtbar sind. Zudem könnt ihr Nutzer*innen in ein Projekt einladen, die nicht Mitglied der Gruppe sind.
 
Andererseits könnt ihr komplexere Strukturen auch innerhalb einer Gruppe oder eines Projektes abbilden. Dies eignet sich, wenn die Inhalte der einzelnen Unter-Elemente (z. B. Themen- oder Aufgabenfelder) auch für alle anderen Mitglieder eurer Organisation sichtbar sein sollen. Zwecks Untergliederung innerhalb eurer Gruppe oder eurer Projektes könnt ihr in der Cloud oder in Pads und Dateien jeweils Unterordner erstellen. Auf Rocket.Chat könnt ihr innerhalb eures gemeinsamen Kanals mehrere Unter-Kanäle, sogenannte „Unterhaltungen“ anlegen. Somit bleibt alles zusammen, ist zwecks Übersichtlichkeit aber dennoch geordnet.
Aktuell gibt es noch keine Funktion, um diese Umwandlung als Nutzer*in selbst vorzunehmen, aber ihr könnt uns eine E-Mail an mokwi@kielregion.de schreiben, dann kümmern wir uns darum.

Um eine Gruppe einzurichten, der Du andere Projekte unterordnen kannst, kontaktiere bitte die Systemadministrator*innen per Mail oder über das Kontaktformular. Sie legen dann die Gruppe für Dich an. Du kannst der Gruppe bereits bestehende Projekte zuordnen, Mitglieder hinzufügen und natürlich alle Einstellung – genau wie in Projekten – individuell anpassen. Es ist auch möglich, ein bestehendes Projekt zu einer Gruppe umzuwandeln. Auch dafür kontaktiere bitte die Portaladministrator*innen.
 
Alle Angaben lassen sich jederzeit wieder ändern, auch Projekte hinzufügen und Mitglieder einladen ist jederzeit nachträglich möglich.
 
(Hinweis: Wir empfehlen das Logo der Gruppe auch für die zugehörigen Projekte zu verwenden und die Projektbezeichnung nach folgendem Schema vorzunehmen: Gruppe | Projekt xy).

Alle Schritte sind analog zur Erstellung einer neuen Gruppe (s. oben), oder direkt über diesen Link: https://mokwi.de/projects/add/.
Zusätzlich gibt es eine weitere Möglichkeit, ein Projekt zu erstellen, und zwar innerhalb einer Gruppe. Das Gruppendashboard enthält das Widget „Projekte“ mit dem Button „Projekt hinzufügen“. Der einzige Unterschied bei dieser Variante ist der, dass in den Projekteinstellungen unter „Gruppenzugehörigkeit“ automatisch die jeweilige Gruppe eingegeben ist.
 
Diese Zuordnung kann auch manuell getroffen werden, direkt beim Erstellen oder später. Die Angabe ist optional, euer Projekt kann also auch „alleinstehend“ sein. Wenn du die Zugehörigkeit zu einer Gruppe angeben möchtest, musst du mit deinem Nutzer*innenprofil zuerst Mitglied in der Gruppe sein. Anschließend kannst du in den Projekt-Einstellungen angeben, dass das Projekt zu dieser Gruppe gehört.

Klicke in der Gruppenübersicht unter https://mokwi.de/groups/ im linken Menü auf „Einstellungen”. Du hast anschließend die Möglichkeit, die Bezeichnung, sowie Standort, Schlagworte und Kategorien zu ändern, ein (anderes) Gruppenlogo hochzuladen und die Sichtbarkeit umzustellen. Hinweis: Die Einstellungen kann jeweils nur der Gruppen-Admin vornehmen. Damit weitere Personen aus der Gruppe auch Änderungen vornehmen können, muss der Admin sie vorher auch zum Admin benennen.

Diese Zuordnung wird in den Einstellungen des Projektes getroffen. Beim Erstellen werden diese erstmals festgelegt. Nachträglich können sie (nur von Projekt-Admins) geändert werden, indem man im Projektmenü zu „Einstellungen“ wechselt.
Im Tab „Allgemein“ befindet sich relativ weit unten das Feld „Welcher Gruppe gehört das Projekt an? (optional)“.
Wichtig: Hier können nur Gruppen ausgewählt werden, in denen die einstellende Person (also der/die Projekt-Admin) bereits Mitglied ist. Ggf. muss also erst die Mitgliedschaft in der gewünschten Gruppe beantragt werden.
Die Auswahl, welche Projekte einer Gruppe zugeordnet sind, wird entsprechend nicht von den Admins der Gruppe getroffen und kann von diesen nicht direkt beeinflusst werden.

Nur Gruppenadministratoren können weitere Personen, die auf der Plattform angemeldet sind, zu einer Gruppe hinzufügen. Auf der Microsite der Gruppe können Interessierte mit Klick auf „Dieser Gruppe beitreten” ihre Aufnahme beantragen. Der/die Gruppenadministrator*in wird davon benachrichtigt und kann das Beitrittsgesuch annehmen oder ablehnen. Zusätzlich können Personen auch direkt von allen Gruppenmitgliedern per E-Mail-Einladung in die  Gruppe eingeladen werden.

Die Person, die eine Gruppe oder ein Projekt erstellt hat, ist automatisch Admin. Es muss immer mindestens eine*n Admin geben, es können aber auch mehrere oder alle Mitglieder als Admins festgelegt werden. Dies geschieht, indem ein*e Admin im Bereich „Mitglieder“ neben dem Namen der entsprechenden Person rechts auf das Pfeil-Symbol klickt und dort den Status auf „Admin” ändert.

Alle Gruppen und Projekte haben stets eine öffentlich sichtbare Microsite. Diese zeigt mindestens den Gruppen- bzw. Projektnamen und die Namen der Admins an. Darüber hinaus könnt ihr weitere Informationen anzeigen lassen, indem ihr sie in den Gruppen- bzw. Projekteinstellungen (speziell im Bereich „Microsite“) eingebt. Dadurch könnt ihr entscheiden, was und wie viel auf eurer Microsite zu sehen sein soll.
 
In den Einstellungen könnt ihr zusätzlich die Sichtbarkeit einstellen. Dabei geht es um die Standard-Sichtbarkeit der von euch erstellten Inhalte, z. B. der Neuigkeiten und der Veranstaltungen. Gemäß der voreingestellten Sichtbarkeit können diese nur von Mitgliedern der Gruppe oder des Projektes gesehen werden. In den individuellen Einstellungen jedes einzelnen Inhaltes kann aber auch manuell die öffentliche Sichtbarkeit eingestellt werden. Ihr könnt also z. B. einzelne Neuigkeiten oder Veranstaltungen auf öffentlich stellen, sodass sie auch für Externe sichtbar sind und auf der Microsite der Gruppe/des Projektes angezeigt werden – selbst wenn die Standard-Sichtbarkeit für die Gruppe/das Projekt auf „Nur Gruppen-/Projekt-Mitglieder“ gestellt ist.
 
Umgekehrt kann in den Gruppen- bzw. Projekteinstellungen auch festgelegt werden, dass erstellte Inhalte standardmäßig öffentlich sichtbar sind. In den individuellen Einstellungen des einzelnen Inhaltes kann dies wiederum auf die Sichtbarkeit nur für Mitglieder geändert werden.
 
Ein weiterer Effekt der öffentlichen Sichtbarkeit einer Gruppe bzw. eines Projektes ist der, dass den Besucher*innen auf eurer Microsite der Button „Ansehen“ angezeigt wird, wodurch sie euer Gruppen-/Projekt-Dashboard mit den öffentlichen Inhalten sehen können, ohne zuvor die Mitgliedschaft beantragt zu haben.
Als Admin kannst du die Gruppe oder das Projekt in den Einstellungen deaktivieren. Eine spätere Reaktivierung ist in der Regel möglich (s. Wie kann ich deaktivierte Gruppen und Projekte wiederherstellen?). Sollen alle Informationen unwiderruflich gelöscht werden, schreib uns bitte eine Nachricht mit entsprechendem Betreff und Inhalt unter mokwi@kielregion.de. Die Gruppe bzw. das Projekt wird dann samt aller zugehörigen Informationen komplett und unwiderruflich aus dem System entfernt.
 
Öffne dazu oben links das Dropdown-Menü und klicke dann im Bereich „Meine Gruppen und Projekte“ auf das Projekt das Du deaktivieren möchtest. Klicke dann unten links in der Leiste auf das Einstellungssymbol. Jetzt müssten weitere Symbole auf deiner Leiste unten links zu sehen sein. Klick auf das Symbol „Projekt deaktivieren“ um das Projekt zu deaktivieren.

Bei Klick auf dein Profilbild in der rechten oberen Ecke findest du den Unterpunkt „Mein Profil“. Hier wird dir der Punkte „Meine deaktivierten Inhalte“ angezeigt. Du kannst Gruppen und Projekte hierüber re-aktivieren. Sollte das nicht gelingen, schreib uns bitte eine Nachricht unter mokwi@kielregion.de. Die alten Daten stehen dir und allen Gruppen-/Projektmitgliedern dann wieder zur Verfügung.

Ein Umzug zwischen mokwi.de und verwandten Portalen ist bislang nicht automatisch möglich. Ihr könnt aber natürlich die Inhalte manuell umziehen.

Das standardmäßige Speicherplatz-Limit auf mowki.de für Projekte und Gruppen liegt bei insgesamt 2 GB. Solltest du mehr Speicherplatz benötigen, schreibe uns eine Nachricht unter mokwi@kielregion.de.

Wenn eine Gruppe ein oder mehrere (Unter-)Projekte hat, können Neuigkeiten und Veranstaltungen aus der Gruppe in einzelne oder alle (Unter-)Projekte übertragen werden. Dies ist aktuell nur in diese eine Richtung möglich, also von oben (Gruppe) nach unten (Projekte, nicht andersherum. Außerdem ist dies aktuell nur für Neuigkeiten und Veranstaltungen möglich, nicht für andere Inhalte wie Umfragen oder Pads.
Navigiere zur Gruppe und dann innerhalb der Gruppe zur Neuigkeit/Veranstaltung, die du übertragen willst. Auf der Neuigkeit/Veranstaltung siehst du das Feld „In Projekten anzeigen“. Klicke auf das Feld und wähle die (Unter-)Projekte aus, in denen die Neuigkeit/Veranstaltung angezeigt werden soll. In diesen wird der Inhalt dann allen Mitgliedern auf dem Projekt-Dashboard angezeigt.
 
Um eine Neuigkeit/Veranstaltung aus der Gruppe in (Unter-)Projekte zu übertragen zu können, muss man als Nutzer*in lediglich Mitglied der Gruppe sein. Man muss also weder Ersteller*in des Inhaltes noch Admin der Gruppe oder Mitglied der (Unter-)Projekte sein.
Wenn eine Gruppe ein oder mehrere (Unter-)Projekte hat, können Neuigkeiten und Veranstaltungen aus der Gruppe in einzelne oder alle (Unter-)Projekte übertragen werden. Dies ist aktuell nur in diese eine Richtung möglich, also von oben (Gruppe) nach unten (Projekte, nicht andersherum. Außerdem ist dies aktuell nur für Neuigkeiten und Veranstaltungen möglich, nicht für andere Inhalte wie Umfragen oder Pads.
Navigiere zur Gruppe und dann innerhalb der Gruppe zur Neuigkeit/Veranstaltung, die du übertragen willst. Auf der Neuigkeit/Veranstaltung siehst du das Feld „In Projekten anzeigen“. Klicke auf das Feld und wähle die (Unter-)Projekte aus, in denen die Neuigkeit/Veranstaltung angezeigt werden soll. In diesen wird der Inhalt dann allen Mitgliedern auf dem Projekt-Dashboard angezeigt.
 
Um eine Neuigkeit/Veranstaltung aus der Gruppe in (Unter-)Projekte zu übertragen zu können, muss man als Nutzer*in lediglich Mitglied der Gruppe sein. Man muss also weder Ersteller*in des Inhaltes noch Admin der Gruppe oder Mitglied der (Unter-)Projekte sein.
  • 1. Klicke auf Dein Profilbild in der oberen Leiste rechts
  • 2. Klicke auf „Benachrichtigungseinstellungen“ (Hier kannst Du auswählen, welche Benachrichtigungen Du von den Gruppen und Projekten erhalten möchtest, in denen Du involviert bist.
Du kannst zwischen folgenden Optionen wählen („Ich möchte Benachrichtigungs-E-Mails erhalten“):
  • Niemals (wir schicken dir keine Emails): Du bekommst zu keinen Funktionen E-Mails.
  • Sofort (eine einzelne Email für jedes Ereignis): Du bekommst zu jeder Funktion und neuen Kommentaren eine E-Mail. Die E-Mail sollte in der Regel nach wenigen Sekunden in deinem Postfach erscheinen.
  • In einem täglichen Report: Du erhältst nur eine einzige E-Mail pro Tag, in dem die täglichen Ereignisse in deinen Gruppen und Projekten zusammenfasst werden. Mehr Infos zum E-Mail Report findest du in “Was ist der E-Mail Report (Daily Digest) und wie kann ich ihn nutzen?”
  • In einem wöchentlichen Report: Du erhältst nur eine einzige E-Mail pro Woche, in dem die wöchentlichen Ereignisse in deinen Gruppen und Projekten zusammenfasst werden. Mehr Infos zum E-Mail Report findest du in “Was ist der E-Mail Report (Daily Digest) und wie kann ich ihn nutzen?”
  • Individuelle Einstellungen pro Projekt/Gruppe…: Nutze diese Möglichkeit, um für jede Gruppe und jedes Projekt individuell Benachrichtigungseinstellungen anzupassen. Diese Option dauert beim ersten Einstellen natürlich etwas länger, dafür hast du dann aber genau die Informationen, die du dir wünschst.
Das liegt vermutlich daran, dass in deinen Benachrichtigungseinstellungen die Häufigkeit für Benachrichtigungen über Inhalte, denen du folgst, noch nicht entsprechend eingestellt ist. Standardmäßig folgst du Gruppen und Projekten, in denen du Mitglied bist, sowie allen Inhalten, die du erstellt oder kommentiert hast. Über den Button „Folgen“ kannst du weiteren Inhalten folgen (oder bereits gefolgten Inhalten wieder entfolgen). Auf deinem persönlichen Dashboard (https://mokwi.de/dashboard/) wird dir links unten eine Übersicht über alle Inhalte angezeigt, denen du folgst.
 
Auf dem Dashboard deiner Gruppen und Projekte sowie auf einzelnen Inhalten (Neuigkeiten, Veranstaltungen) siehst du das Feld „Folgen“ (wenn du dem Inhalt noch nicht folgst) bzw. „Gefolgt“ (wenn du dem Inhalt aktuell folgst). Schalte den Button von „Gefolgt“ auf „Folgen“ um, um keine Benachrichtigungen mehr zu erhalten.

Neben den Benachrichtigungen zu Aktivitäten im Portal selbst (z. B. wenn eine neue Veranstaltung erstellt wird), kannst du auch benachrichtigt werden, wenn dir jemand auf Rocket.Chat schreibt. Die Benachrichtigungseinstellungen hierfür triffst du so wie die Einstellungen für die anderen Benachrichtigungen auch unter https://mokwi.de/profile/notifications/. Du kannst einstellen, ob du E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchtest, wenn du eine Direktnachricht erhältst oder erwähnt wirst, oder ob du gar keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchtest.
 
Auf Rocket.Chat selbst kannst du dazu noch genauere Anpassungen treffen. Diese setzen jedoch voraus, dass Rocket.Chat nicht nur über den Browser genutzt wird, sondern auch der Desktop Client und/oder die eine Smartphone-App. Navigiere über das Nachrichten-Icon rechts oben zu Rocket.Chat (Direktlink: https://mokwi.de/messages). Klicke links oben auf dein Profilbild und dann auf „Profil“. Wähle hier „Einstellungen“ und dann „Benachrichtigungen“.
 
Hinweis: Push-Benachrichtigungen funktionieren nur mit der Fairchat-App und nicht mit der offiziellen Rocket.Chat-App.
Merken
Diese Funktion dient dazu, dass du Inhalte schnell wiederfinden kannst, die du häufig brauchst. Klicke rechts oben im Menü auf das Bookmarks-Icon, um dir deine Merkliste anzeigen zu lassen. Inhalte, bei denen du auf „Merken“ klickst, werden dir hier angezeigt, damit du von überall mit nur zwei Klicks zum jeweiligen Inhalt navigieren kannst.
Du kannst dir sowohl Gruppen/Projekte als auch hierin befindliche Inhalte (Pads, Veranstaltungen, Neuigkeiten usw.) sowie auch User-Profile merken.
 
Folgen
Zu Inhalten, denen man folgt, erhält man Benachrichtigungen entsprechend der hierfür gesetzten Benachrichtigungseinstellung (s. oben). Man folgt automatisch den Gruppen/Projekten, in denen man Mitglied ist, sowie den Inhalten, die man erstellst oder kommentiert hat.
Klar gibt es die! Je nachdem, wie genau ihr es wissen wollt, haben wir sogar zwei Videos für euch im Angebot – hier sind die YouTube Links:
Komplette Einführung:  7 Gründe, weshalb ihr Rocket.Chat nutzen solltet | WECHANGE Tutorial
Kurzer Überblick:  Rocket.Chat in 105 Sekunden | WECHANGE Tutorial

Rocket.Chat ist ein Instant Messenger für Teams jeder Größe. Hiermit könnt ihr effizient in Echtzeit miteinander kommunizieren. Dank der ausgefeilten Funktionen bleibt euer Chat-Verlauf auch dann übersichtlich und aufgeräumt, wenn mehrere Themen parallel diskutiert werden und verschiedene Menschen beteiligt sind (was ja schnell mal passieren kann). Um unnötige Benachrichtigungen zu vermeiden, werden bei neuen Nachrichten nur die Nutzer*innen benachrichtigt, die von einem Thema betroffen bzw. daran interessiert sind. Alle anderen aus eurem Team können bei Bedarf trotzdem mitverfolgen, woran die anderen arbeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass ihr Inhalte schnell und einfach wiederfinden und dabei an frühere Diskussionsverläufe anknüpfen könnt.
 
Rocket.Chat ist dem bekannten Messaging-Dienst „Slack“ nachempfunden, aber im Gegensatz zu diesem Open Source. Das heißt, dass der Quellcode frei verfügbar ist und von Menschen aus aller Welt weiterentwickelt wird.

Du kannst den Messenger innerhalb von mokwi.de im Browser öffnen, indem du oben im Kopfmenü auf das Nachrichten-Symbol klickst oder benutze den Link: https://mokwi.de/messages/.

Rocket.Chat bietet voll funktionsfähige Apps sowohl für Desktop als auch Tablets und Smartphones für alle gängigen Betriebssysteme. Um euch mit unserem Server zu verbinden, müsst ihr die URL „rocketchat.wechange.de“ eingeben. Anschließend müsst ihr eure Login-Daten von wechange.de eingeben und bestätigen. Nun solltet ihr verbunden sein und Zugriff auf all eure Kanäle haben.
 
Desktop: Die passende Anwendung für euer Betriebssystem findet ihr hier: https://www.rocket.chat/download-apps
 
Smartphone / Tablet: Die offizielle Rocket.Chat-App findet ihr kostenlos im App Store, Google Playstore oder über F-Droid. Mit dieser App könnt ihr jedoch keine Push-Benachrichtigugen empfangen. Wir arbeiten an einer Lösung, um Push-Benachrichtigungen zu ermöglichen.

Am Desktop:
Im Browser (also unter https://mokwi.de/messages/ )oder in der Desktop-App: Klicke oben links (!) auf dein Profilbild und wähle „Profil“. Klicke im linken Seitenmenü anschließend auf „Einstellungen“ und dann auf „Benachrichtigungen“. Hier kannst du für verschiedene Fälle einstellen, ob und wie du benachrichtigt werden willst. Ob du E-Mail-Benachrichtigungen für Nachrichten erhalten möchtest, in denen du erwähnt wirst oder die direkt an dich geschickt werden, kannst du alternativ auch unter https://mokwi.de/profile/notifications/ einstellen (wo du die Einstellung vornimmst, ist irrelevant, weil beides miteinander synchronisiert wird).
 
Am Smartphone:
Um Push-Benachrichtigungen zu erhalten, musst du die fairchat-App installieren und dich mit dem Rocket.Chat-Server von wechange.de verbinden (siehe oben).
 
  1. Öffne dann das Burger-Menü links oben.
  2. Wähle „Profil“
  3. Tippe rechts oben auf das Schieberegler-Symbol.
  4. Wähle „Benachrichtigungen“
  5. Stelle ein, wofür du Push-Benachrichtigungen erhalten möchtest.

Die Abbildung zeigt dir, wie Rocket.Chat eingeteilt ist.
1: Liste deiner Räume – Du kannst oben über das  Icon auswählen, wonach die Liste gruppiert und sortiert sein soll.
2: Allgemeines Menü – Du kannst:
    • Dein Profil und deine Einstellungen ansehen und ändern
    • Zurück zum Startbildschirm
    • Rocket.Chat durchsuchen
    • Zu einem Verzeichnis mit allen Nutzer*innen und öffentlichen Räumen wechseln
    • Deine Ansicht und Sortierung anpassen
    • Einen neuen Raum erstellen
3: Inhalt des Raumes, in dem du dich gerade befindest
4: Eine Nachricht in diesem Raum, zu der ein Thread erstellt wurde (siehe unten)
5: Rauminformationen
    • Avatar (Profilbild)
    • Name (in diesem Fall #wechange-support)
    • Thema (die Zeile unter dem Namen)
    • Ankündigung (die angeheftete Notiz, welche blau hinterlegt ist)
6: Menü des Raumes (z. B. Liste aller Threads, Liste aller Mitglieder, Liste aller Dateien, Liste aller Unterhaltungen usw.)
7: Textfeld, in das du deine Nachricht eintippen kannst.

Rocket.Chat hat verschiedene Arten von Räumen, in denen ihr mit einzelnen oder mehreren anderen Nutzer*innen kommunizieren könnt.
    • Kanäle sind die gängige und in der Regel empfohlene Variante, um mit mehreren anderen Nutzer*innen zu kommunizieren. Du erkennst sie daran, dass sie mit einem Hashtag ( # ) gekennzeichnet sind. Kanäle bieten euch den vollen Funktionsumfang von Rocket.Chat. Sie sind gewissermaßen die Haupträume. Kanäle unterscheiden sich in öffentliche Kanäle (alle angemeldeten mokwi.de-Nutzer*innen können den Kanal finden und beitreten) und private Kanäle (nur eingeladene Nutzer*innen können dem Kanal beitreten und ihn sehen). Für alle Gruppen und Projekte wird automatisch ein privater Kanal erstellt, der die gleichen Mitglieder hat wie die Gruppe/das Projekt. 
    • Unterhaltungen bzw. Diskussionen (gleichbedeutend) sind mit einem Icon aus zwei Sprechblasen gekennzeichnet. Hier könnt ihr ebenfalls mit mehreren anderen Nutzer*innen kommunizieren und dabei vollen Gebrauch vom Funktionsspektrum machen. Im Gegensatz  zu Kanälen sind sie eine Hierarchie-Ebene darunter, also Unter-Kanäle. Unterhaltungen sind immer einem Kanal untergeordnet und dadurch mit diesem verbunden. Ihr könnt sie auch direkt aus dem Kanal heraus erstellen. Über das Menü des Kanals könnt ihr euch eine Liste mit allen dazugehörigen Unterhaltungen anzeigen lassen, sodass alle Mitglieder des Kanals einer Unterhaltung bei Interesse beitreten können.
    • Die Direktnachrichten finden zwischen einzelnen Nutzer*innen statt. Du kannst über den „Erstellen“-Button in der Menüleiste auch einen Direktnachrichten-Raum mit mehreren Mitgliedern erstellen, wovon wir jedoch abraten (es können später keine Mitglieder hinzugefügt oder entfernt werden; der Raum kann nicht gelöscht werden; es kann kein Name und kein Thema festgelegt werden usw.)

Für alle Gruppe und Projekte auf mokwi.de wird automatisch jeweils ein privater Rocket.Chat-Kanal erstellt und es werden dieselben Mitglieder hinzugefügt. Damit könnt ihr als Team direkt alle Vorzüge des Messengers nutzen, ohne weitere Einstellungen treffen zu müssen.

Gruppe/dem Projekt erstellt, automatisch eine Nachricht im angebundenen Rocket.Chat-Kanal erstellt wird. Dadurch sind Gruppe/Projekt und Rocket.Chat-Kanal enger verbunden und ich kann als Mitglied die wichtigen Aktivitäten in der Gruppe/dem Projekt mitverfolgen, indem ich einfach im Rocket.Chat-Kanal mitlese. Umgekehrt werden für Chat-Nachrichten jedoch nicht Neuigkeiten in die Gruppe/das Projekt gepostet. Die Übertragung erfolgt also nur in eine Richtung.
 
Euer Kanal kann zudem als kleine Ansicht auf eurem Gruppen-/Projekt-Dashboard angezeigt werden. In den Gruppen-/Projekt-Einstellungen könnt ihr das unter „Welche Apps sollen aktiviert sein?“ mit der Checkbox „Chat (Gruppen-/Projektdashboard)“ (de-)aktivieren.
Admins der Gruppe bzw. des Projektes sind automatisch Moderator*innen des dazugehörigen Kanals. Damit können sie die Rauminformationen bearbeiten (s. unten). Sie haben jedoch nicht die Berechtigung, die Rollen der anderen Mitglieder des Kanals zu ändern oder die Nachrichten von anderen zu bearbeiten bzw. zu löschen.
 
Das Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern erfolgt bei diesen Kanälen nicht direkt in Rocket.Chat, sondern indem Nutzer*innen zu der Gruppe/dem Projekt eingeladen bzw. entfernt werden.
 
Achtung: Wenn der Kanal in den Rauminformationen-/einstellungen von „Privat“ auf „Öffentlich“ gestellt wird, wird die Verbindung zur Gruppe/zum Projekt aufgehoben. Die Mitglieder und die Neuigkeiten/Veranstaltungen werden dann nicht mehr synchronisiert. Davon raten wir daher dringend ab.

Wenn du z. B. über die mokwi.de-Karte (https://mokwi.de/map/) spannende Gruppen und Projekte findest, kannst du diese direkt kontaktieren. Klicke auf die Gruppe/das Projekt und dann auf „Gruppen-/Projektadministratoren kontaktieren“. Gib dann deine Nachricht ein. Es wird automatisch ein Kanal in Rocket.Chat erstellt, zu der neben dir auch die Admins der Gruppe bzw. des Projektes hinzugefügt werden.

Wir empfehlen, dass du eine Gruppe oder ein Projekt erstellst und hier die Nutzer*innen einlädst, mit denen du chatten willst. Sobald sie die Einladung angenommen haben, könnt ihr über den angebundenen Rocket.Chat-Kanal kommunizieren.
Alternativ kannst du auch direkt in Rocket.Chat manuell einen neuen Kanal erstellen:
  1. Klicke unter https://mokwi.de/messages/ direkt auf „Channel erstellen“ oder klicke im linken (dunkel hinterlegten) Seitenmenü oben auf den „Neu erstellen“-Button und wähle „Channel“ aus. Anschließend kannst du einen Namen und ein Thema eingeben.
  2. Nun kannst du auswählen, ob es ein privater oder ein öffentlicher Kanal sein soll. Öffentliche Kanäle sind für alle angemeldeten Nutzer*innen auf wechange.de sichtbar und alle können beitreten, während private Kanäle nur für direkt eingeladene Mitglieder zugänglich sind.
  3. Gib die Nutzer*innen an, die du direkt einladen willst, und erstelle den Kanal.

Es gibt zwei Möglichkeiten. Die Erste ist analog zum Erstellen eines Kanals (siehe oben), nur dass du im Menü „Neu erstellen“ die Option „Unterhaltung“ (bzw. „Diskussion“) anstatt „Channel“ wählst. Bei dieser Variante musst du manuell angeben, welchem Kanal die Unterhaltung zugeordnet sein soll.
 
Alternativ könnt ihr eine Unterhaltung auch direkt aus dem Kanal heraus erstellen, um z. B. eine umfassendere Diskussion auszulagern. Ihr könnt entweder rechts unten auf das Plus-Symbol klicken und „Unterhaltung“ auswählen oder mit eurer Maus über eine Nachricht fahren, auf das Drei-Punkte-Menü klicken und „Eine Unterhaltung beginnen“ auswählen.

Bei den Kanälen, die mit einer Gruppe/einem Projekt verbunden sind, wird die Mitgliedschaft im Kanal über die Mitgliedschaft in der Gruppe/dem Projekt geregelt. Das Hinzufügen/Entfernen von Mitgliedern erfolgt also nicht direkt in Rocket.Chat, sondern indem die Mitglieder zur Gruppe/zum Projekt eingeladen bzw. entfernt werden.
 
Bei manuell erstellten Kanälen ist das anders. Schon beim Erstellen des Kanals kannst du Nutzer*innen hinzufügen, indem du ihre Namen eingibst. Das geht auch im Nachhinein, indem du oben rechts auf das User-Icon klickst und dann „Benutzer*innen hinzufügen“ wählst. Diesen Button sehen jedoch jene Nutzer*innen mit der Rolle „Besitzer*in“ (das ist die Person, die den Raum erstellt hat, und weitere von ihr als Besitzer*in ernannte Mitglieder des Kanals). Als Besitzer*in kannst du über das Mitglieder-Menü auch einen Einladungslink generieren und ihn anderen Menschen teilen, die auf wechange.de registriert sind.
 
Als Besitzer*in kannst du auch /invite @username in das Nachrichtenfeld tippen und abschicken, um eine Person hinzuzufügen („username“ musst du dabei natürlich durch den Profilnamen ersetzen).
 
Bei Unterhaltungen (bzw. Diskussionen) ist der Vorgang genauso wie bei manuell erstellten Kanälen. Zusätzlich können Mitglieder des Kanals, zu dem eine Unterhaltung/Diskussion untergeordnet ist, selbstständig und ohne Einladung der Unterhaltung beitreten.

Du kannst die Rauminformationen ändern, wenn du Moderator:in oder Besitzer*in des Raumes bist – also wenn du Admin der angebundenen Gruppe/Projektes bist bzw. du den Raum selbst erstellt hast (oder du von der Person, die den Raum erstellt hat, zu Moderator:in oder Besitzer*in des Raumes ernannt wurdest).
 
Über das Info-Icon rechts oben im Raum kannst du die Rauminformationen bearbeiten. Hierzu zählen:
  • Der Avatar. Das quadratische Bild wird oben im Kanal sowie links in der Liste all deiner Kanäle angezeigt. Wenn du es änderst, wird der neue Kanal-Avatar in der Regel nicht direkt angezeigt, sondern erst nach ein paar Minuten oder sogar Stunden, also nicht wundern.
  • Der Name. Dieser darf keine Leerzeichen enthalten. 
  • Die Beschreibung. Sie wird angezeigt, wenn Mitglieder die Rauminformationen öffnen. Ihr könnt euch hier etwas länger fassen.
  • Die Ankündigung. Was ihr hier schreibst, wird als angeheftete Notiz oben im Kanal angezeigt, daher am besten kurzfassen. Um einen oder mehrere Links anzuheften, empfiehlt sich Markdown : [Linktext](https://beispiel.de)
  • Das Thema. Diese wird einzeilig unter dem Namen des Kanals bzw. der Unterhaltung angezeigt, daher am besten kurzfassen.
Wenn ihr die Informationen geändert habt, Speichern nicht vergessen!

Kurze Antwort: Threads sind wie Kommentarspalten zu einer Nachricht, in der alle Antworten und Reaktionen zur Ursprungsnachricht geordnet in einer Seitenspalte erscheinen.

Lange Antwort: Ein großer Vorteil gegenüber „klassischen“ Messengern wie WhatsApp oder Telegram ist, dass ihr mit Rocket.Chat komplexere Kommunikation in einem Team abbilden könnt, die nicht linear verläuft. Während in klassischen Messengern alle Nachrichten in einer Reihe untereinander erscheinen und dabei häufig Themen vermischt werden, haben in Rocket.Chat alle Nachrichten ihren eigenen Platz: den Thread. Der Nutzen ist vor allem dann groß, wenn parallel verschiedene Fragen und Themen innerhalb eines Raumes diskutiert werden. Wenn eine Frage gestellt wird, antwortest du nicht mit einer regulären Nachricht, sondern du fährst mit deiner Maus über die Ursprungsnachricht und wählst „Mit Thread antworten“. Es erscheint eine Seitenleiste, wo du deine Nachricht eintippt. Anschließend zeigt der blaue „Antwort“-Button an, dass es zu der Ursprungsnachricht einen Thread gibt, und die Zahl neben der Sprechblase verrät die Zahl der Antworten.

Threads sind also gewissermaßen Kommentarspalten unter Chat-Nachrichten. Sie helfen euch, Diskussionen und eure Kommunikation generell zu strukturieren. Indem ihr Threads nutzt, entlastet ihr den Raum und alle Mitglieder. Benachrichtigt werden bei neuen Antworten nämlich nur diejenigen, die einem Thread folgen, also weil sie selbst schon geantwortet haben oder sie im Thread erwähnt wurden. Trotzdem können alle mitlesen und auch nach Wochen oder Monaten nachvollziehen, worum es ging.
Threads sind also gewissermaßen Kommentarspalten unter Chat-Nachrichten. Sie helfen euch, Diskussionen und eure Kommunikation generell zu strukturieren. Indem ihr Threads nutzt, entlastet ihr den Raum und alle Mitglieder. Benachrichtigt werden bei neuen Antworten nämlich nur diejenigen, die einem Thread folgen, also weil sie selbst schon geantwortet haben oder sie im Thread erwähnt wurden. Trotzdem können alle mitlesen und auch nach Wochen oder Monaten nachvollziehen, worum es ging.
Mitglieder können innerhalb eines Raumes verschiedene Rollen und dementsprechend Berechtigungen haben. Die Rollen einer Person werden hinter ihrem Namen angezeigt, wenn sie eine Nachricht schreibt. Es gibt:
    • Besitzer*innen: Wer den Raum erstellt, ist automatisch Besitzer*in. Du kannst die Rollen anderer Nutzer*innen ändern, Nutzer*innen hinzufügen (manuell oder durch Einladungslink) oder entfernen, und Nachrichten anderer Nutzer*innen löschen. Außerdem können sie die Rauminformationen ändern oder den Raum löschen.
    • Moderator*innen: Sie haben fast dieselben Rechte wie Besitzer*innen, nur dass sie Räume nicht löschen und Rollen/Berechtigungen nicht verwalten können.
    • Diskussionsleiter*innen: Sie haben keine weiteren Berechtigungen im Vergleich zu regulären Mitgliedern. 
In automatisch erstellten Kanälen, die zu einer wechange.de-Gruppe bzw. einem -Projekt gehören, sind die Admins der Gruppe bzw. des Projektes automatisch die Moderator*innen. Dafür gibt es keine Besitzer*innen. Die Rollen der anderen Mitglieder können dementsprechend nicht angepasst werden – außer, indem ein Mitglied zum Admin der wechange.de-Gruppe/des -Projektes ernannt wird (und dadurch automatisch Moderator:in des Kanals wird).

Seit der Umstellung von unserer Nachrichten-App zu Rocket.Chat laufen alle Nachrichten nun hierüber. Deine alten Nachrichten sind aber nicht verloren gegangen. Du findest sie folgendermaßen: Klicke auf dein Profilbild oben rechts und wähle „Mein Profil“ aus. Dann siehst du links im Seitenmenü einen Button „Archiv für ältere Nachrichten“. Dort sind alle alten Nachrichten aufgehoben. Allerdings kannst du hierüber keine Nachrichten mehr verschicken. Das geht nur per Rocket.Chat.
Es ist möglich, dass du eine Fehlermeldung siehst, wenn du Mitgliedern direkt über ihr Profil eine Nachricht schreiben willst. Zum Beispiel „[undefined]“ oder “[User unknown]“.
 
In diesem Fall klicke oben rechts in der Menüleiste von mokwi.de auf das kleine Nachrichten-Icon.
 
Wenn du bereits in Rocket.Chat angemeldet bist, siehst du links oben dein Profilbild bzw. deine Initialen. Klicke dort und wähle dann „Abmelden“.
 
Klicke nun auf „Enter Chat“. Dadurch wird eine neue Sitzung im Nachrichtendienst Rocket.Chat gestartet. Wenn du jetzt nochmal auf dem Profil auf „Nachricht schicken“ klickst, kannst du sie erstellen und verschicken.
 
Wir arbeiten hier bereits an einer Optimierung. Vielen Dank für dein Verständnis.
E2E steh für Ende-Zu-Ende und heißt, dass dein Chatverkehr vom Sendegerät verschlüsselt wird und erst wieder vom Empfangsgerät entschlüsselt wird. Nachrichten können dann vom Server selbst nicht entschlüsselt werden. Somit ist auch kein serverseitiges Backup oder eine Weiterleitung möglich. Beide Geräte müssen für eine aktive Konversation online sein und beide müssen ihr E2E-Password hinterlegt haben.
Die E2E Verschlüsselung schützt dich, da sie deine Daten von Endgerät zu Endgerät verschlüsselt.
 
Weil E2E-Verschlüsselung geräteabhängig ist, musst du sie auch für jedes Gerät aktivieren, auf dem du sie nutzen willst. Dazu erstellt das System für dich in der Regel automatisch ein Passwort. Dieses Passwort dient als Schlüssel für deine Daten.
 
Wenn du dich bei Rocket.Chat auf einem neuen Gerät mit deinem Account angemeldet hast, wirst du in der Regel automatisch zur Eingabe des E2E Passwortes aufgefordert.
 
E2E aktivieren
In der Regel erhältst du bei der ersten Anmeldung im Chat eine Meldung oben, um dein Passwort zu speichern. Bei einem Klick darauf wird dir das angezeigt:

Speichere dir dieses Passwort. Du benötigst es auf jedem Gerät auf dem du E2E Nachrichten versenden/empfangen willst.
 
E2E für Konversation aktivieren
Du kannst E2E für Direktnachrichten mit anderen Menschen aktivieren. Dazu findest du in jedem Chat oben links ein Menü hinter dem Symbol mit den drei Punkten „…“.

Wenn der Empfänger ebenfalls E2E aktiviert hat, siehst du den Punkt „E2E aktivieren“ und kannst somit eine E2E verschlüsselte Konversation starten.

Solltest du Probleme mit E2E (Ende-zu-Ende) Verschlüsselung haben, kannst du die Einstellungen dafür zurücksetzen.
Navigiere dazu oben links auf dein Profilbild bzw. deine Initialen im Chat, öffne das Menü durch Klick und wähle Anschließend „Mein Konto“.
Unter „Mein Konto“ findest du dann auch deine Sicherheitseinstellungen.
Hier wird dir nun ein neues Verschlüsselungspasswort angezeigt. Dieses solltest du dir merken/abspeichern. Alternativ kannst du es auch ändern.
Trage hier dein neues Passwort ein.
Nextcloud ist die vermutlich beste Open-Source-Software zum Speichern, Teilen und Bearbeiten von Dateien. Damit könnt ihr nicht nur Gebrauch von den Filehosting- und Filesharing-Funktionen machen, sondern auch Collabora nutzen: Die Online-Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen bietet vergleichbaren Komfort wie Google Docs/Sheets/Slides.

Admins von Gruppen und Projekten können die Cloud über die Einstellungen aktivieren (unter „Welche Apps sollen aktiviert sein?“ über die Checkbox „Cloud“). Dadurch wird ein Ordner erstellt, der automatisch für alle Mitglieder eurer Gruppe/eures Projektes freigegeben ist. Zu eurem Ordner gelangt ihr über das Feld „Cloud“ im linken Seitenmenü eurer Gruppe/eures Projektes.

Allen Nutzer*innen stehen auf wechange.de jeweils 100 MB persönlicher Speicher zur Verfügung. Hier geht es nur um Dateien, die du außerhalb von allen Gruppen- und Projektordnern in die Cloud lädst (also Dateien, die direkt auf der obersten Ebene unter https://cloud.mokwi.de/apps/files/ liegen, bzw. in hier manuell erstellten Ordnern). Dateien innerhalb von automatisch erstellten Gruppen- und Projektordnern zahlen nicht auf diese 100 MB ein. Du siehst unten links in Nextcloud, wie viel persönlichen Speicher du verwendest.

Für alle mokwi.de-Gruppen und -Projekte, in denen die Cloud aktiviert ist, wird automatisch ein Gruppen-/Projekt-Ordner erstellt. Diese heißen immer „G - Gruppenname“ bzw. „P - Projektname„. In diesen Ordnern steht euch jeweils kostenlos 1 GB zur Verfügung. Alle Dateien innerhalb solch eines Ordners zahlen auf diesen 1 GB Speicherplatz ein, egal welches Mitglied das hochgeladen hat. Ihr teilt euch diesen Speicherplatz also innerhalb der Gruppe/des Projektes.
 
Solltet ihr den Speicherplatz voll ausgenutzt haben, erhaltet ihr folgende Meldung: „Gruppenordner XYZ ist voll, Dateien können nicht mehr aktualisiert oder synchronisiert werden!“.
 
Wir können euch mehr Speicherplatz freischalten. Schreib dazu einfach eine Nachricht an uns: mokwi@kielregion.de mit dem Namen deiner Gruppe/deines Projektes und dann machen wir das. Pro weiteren GB möchten wir 1 € im Monat als Beitrag haben.
 
Der Speicherplatz von Gruppen und Projekten ist jeweils komplett unabhängig. Wenn ihr z. B. eine Gruppe mit zwei (Unter-)Projekten habt, dann hat diese Struktur keinen Einfluss auf die Cloud. Wenn ihr sowohl in der Gruppe als auch den beiden (Unter-)Projekten die Cloud aktiviert habt, dann habt ihr jeweils einen Gruppen-/Projekt-Ordner mit jeweils 1 GB Speicherplatz (insgesamt also 3 GB Speicherplatz in allen drei Ordnern zusammen, aber in jedem der Ordner eine Obergrenze von 1 GB).

Ja, das ist möglich. Nextcloud unterstützt das sogenannte WebDAV-Protokoll. Dadurch kannst du die Cloud-Ordner mit lokalen Ordnern auf deinem PC synchronisieren, sodass diese immer identisch sind. Wenn jemand eine neue Datei in den Cloud-Ordner lädt, wird diese automatisch auf deinen PC heruntergeladen, und wenn du eine Datei in deinen lokalen Ordner schiebst, wird sie automatisch in den Cloud-Ordner geladen. Dies funktioniert durch mobile Apps auch mit Smartphones und Tablets.

Wenn du synchronisierte Dateien (Dokumente, Tabellen oder Präsentationen) lokal auf deinem PC bearbeitest (z. B. mit Microsoft Office oder LibreOffice), werden die Änderungen, die du vornimmst, nicht in Echtzeit mit der Cloud-Datei synchronisiert. Die Synchronisation erfolgt nur, wenn du die Datei speicherst. Das gleichzeitige Bearbeiten von Dateien durch mehrere Nutzer*innen ist hierüber also nicht möglich, sondern nur, wenn alle die Datei im Browser geöffnet haben.

Nextcloud Client

    1. Installiere den Nextcloud-Client für dein Betriebssystem: https://nextcloud.com/install/#install-clients

    2. Gib „cloud.wechange.de“ als Server-Adresse ein.

    3. Bestätige im Browserfenster den Zugriff. Ggf. musst du deine Login-Daten für wechange.de eingeben.

    4. Wechsle zurück in den Desktop Client und wähle aus, welche Ordner du synchronisieren möchtest.

Eine ausführliche Anleitung findest du hier: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/files/access_webdav.html

Andere WebDAV Clients

Du kannst dich auch mit einem anderen WebDAV Client mit der Nextcloud verbinden. Dazu musst du zunächst ein App-Passwort in Nextcloud erstellen. Navigiere dazu zu deinen Sicherheitseinstellungen unter https://cloud.mokwi.de/settings/user/security.

Hier kannst du unter „Geräte und Sitzungen“ ein neues App-Passwort erstellen, indem du zunächst einen Namen für die Anwendung (z.B. WebDAV) angibst und dann auf „Neues App-Passwort erstellen“ klickst.

Nach dem Erstellen werden dir dort dein eigener Cloud-Username, den du für den Login benutzen musst (z. B. „mokwi-12345“), sowie dein neues App-Passwort angezeigt. Speichere es dir am besten in einem Passwort-Manager oder an einem Ort deiner Wahl ab.

Nun benötigst du nur noch die Adresse, mit der du dich verbindest. Dazu navigierst du in Nextcloud zu der App „Dateien“ (https://cloud.mokwi.de/apps/files/) und klickst ganz unten links auf „Dateien-Einstellungen“. Dort wird dir dann deine WebDAV Adresse angezeigt.

Du hast zwei Möglichkeiten. Von überall aus kannst du über das Wolken-Icon im Kopfmenü in die Cloud springen (Direktlink: https://cloud.mokwi.de/). Du landest in deinem Hauptverzeichnis. Hier siehst du:

    • die Ordner deiner Gruppen und Projekte, in denen die Cloud aktiviert ist,

    • Ordner und Dateien, die du hier manuell erstellt oder hochgeladen hast,

    • Order und Dateien, die andere User für dich freigegeben haben (bzw. für eine Gruppe/ein Projekt, in dem Mitglied bist).

Alternativ kannst du auch über eine deiner Gruppen und Projekte (in denen die Cloud aktiviert ist) in die Cloud springen, indem du im jeweiligen Seitenmenü das Feld „Cloud“ wählst. In diesem Fall landest du direkt im Ordner der Gruppe/des Projektes.

Navigiere zu dem Ordner, in dem du den Inhalt erstellen möchtest. Klicke nun oben auf das Plus-Symbol und wähle „Neues Dokument“, „Neue Tabelle“ oder „Neue Präsentation“. Alternativ kannst du auch eine Datei in einem bearbeitbaren Format hochladen (z. B. .docx/.odt, .xlsx/.ods oder .pptx/.odp). Wenn du die Datei öffnest, erscheint eine Bearbeitungsansicht, wie man sie z. B. von Word, Excel bzw. Powerpoint kennt. Du und andere Nutzer*innen können die Datei direkt im Browser bearbeiten, auch zeitgleich. Dabei werden alle Änderungen sofort und automatisch gespeichert

Wie teile ich eine Datei/einen Ordner…

…mit den Mitgliedern meiner Gruppe/meines Projektes: Wenn die Cloud in der Gruppe/dem Projekt aktiviert ist und du eine Datei in den entsprechenden Cloud-Ordner lädst, haben automatisch alle Mitglieder der Gruppe/des Projektes Zugriff auf die Datei.
 
Zusätzlich kannst du einen Link generieren, mit dem Mitglieder direkt zu der Datei gelangen. Klicke dafür auf das Sharing-Icon neben dem Dateinamen. Klicke nun auf „Interner Link“ bzw. das Symbol daneben, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren.

…mit anderen Nutzer*innen, Gruppen und Projekten auf MokWi.de: Du kannst Cloud-Dateien und -Ordner mit einzelnen Nutzer*innen oder auch mit ganzen Gruppen und Projekten auf wechange.de- teilen.
Klicke hierzu auf das Sharing-Icon
neben dem Namen der Datei/des Ordners. Gib in das Textfeld den Namen der Namen des wechange.de-Users/der Gruppe/des Projektes ein.
 
Wenn du den Namen eingetippt hast, werden dir Vorschläge angezeigt. Wähle den Richtigen aus. Anschließend wird dir das Profil/die Gruppe/das Projekt in der Liste der Nutzer*innen mit Zugriff angezeigt. Indem du auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Namen klickst, kannst du die Berechtigungen individuell anpassen.

…mit externen Nutzer*innen:  Klicke dafür auf das Sharing-Icon neben dem Namen der Datei bzw. des Ordners. Klicke nun neben „Link teilen“ auf das Plus-Symbol. Der Freigabelink ist jetzt in deiner Zwischenablage und du kannst ihn versenden.

Um die Freigabe-Berechtigungen anzupassen, klicke auf das Drei-Punkte-Menü, das jetzt neben „Link teilen“ zu sehen ist. Du kannst beim Teilen von Dateien in bearbeitbaren Formaten (z. B. .docx/.odt, .xlsx/.ods oder .pptx/.odp) die Bearbeitung erlauben, indem du das entsprechende Häkchen setzt. Auch bei Freigabe-Links für ganze Ordner kann die Berechtigung zum Bearbeiten erteilt werden, die sich dann auf alle Dateien innerhalb des Ordners erstreckt.

Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir generell, ein Ablaufdatum von maximal 30 Tagen sowie einen Passwortschutz zu setzen.

Um die Bearbeitung durch Externe zu ermöglichen setze bei den Freigabe-Einstellungen das Häkchen bei „Bearbeitung erlauben“.

Mit allen drei Funktionen könnt ihr online und kollaborativ Text bearbeiten. In den Details gibt es jedoch einige Unterschiede. Es ist also Abwägungssache, wofür ihr euch entscheidet.
    • Collabora-Dokument: Hiermit habt ihr die meisten Funktionen. Der Editor ist Programmen wie Microsoft Word oder OpenOffice/LibreOffice nachempfunden. Dafür sind die Ladezeiten auch höher. Wenn ihr daher einfach nur zusammen an einem Text schreiben möchtet und kein schickes Dokument braucht, könnt ihr eine der beiden anderen Funktionen nutzen
    • Markdown-Textdokumente: Im Vergleich zu Collabora habt ihr hier weniger Funktionen, die aber in den meisten Fällen trotzdem ausreichen. Das Dokument lädt auch schneller und wirkt nicht so überfordernd. Die Werkzeugleiste zeigt alle zur Verfügung stehenden Formatierungsoptionen an, die klassischen Markdown-Funktionen entsprechen.
    • Pads (Etherpads): Bevor die Nextcloud integriert wurde, gab es nur die Pads. Wie die klassische Dateiablage bleiben aber auch die Pads bestehen, da sie sehr praktisch sind. Der Funktionsumfang ist vergleichbar mit dem von Markdown-Textdokumenten. Die Ladezeit ist ebenfalls gering. Zusätzlich könnt ihr ausgewählte Textstellen.

Ja, das geht.

Hochladen: Schiebe den Ordner einfach per Drag&Drop in das Browserfenster.

Herunterladen: Klicke auf das Drei-Punkte-Icon neben dem Namen des Ordners und dann auf „Herunterladen“.

Neben den Dateien und Collabora bietet die Nextcloud viele weitere Apps, mit denen sich z. B. Kalender oder Kanban-Boards erstellen lassen. Allgemein sind wir vorsichtig, was die Installation weiterer Apps angeht, da wir die Komplexität von wechange.de nicht noch weiter erhöhen wollen. Da sich jedoch viele Nutzer:innen die Nextcloud Deck und den Nextcloud Kalender gewünscht haben, haben wir diese installiert.

Wir arbeiten aktuell daran, den Nextcloud Kalender und die Nextcloud Deck vollständig in wechange.de zu integrieren, sodass alle User die Funktionen ganz einfach direkt innerhalb ihrer Gruppen und Projekte nutzen können. Wir können aber noch nicht versprechen, wann es so weit sein wird.

Aus organisatorischen und datenschutzrechtlichen Gründen und um die Stabilität der Plattform zu gewährleisten, können wir leider keine weiteren Apps aktivieren, die nicht schon vorhanden sind.

Gerne freuen wir uns immer über Verbesserungsvorschläge am Portal allgemein.

Optional

Wir bieten euch bei wechange.de optional die Möglichkeit die Nextcloud Calendar App zu nutzen. Dafür wünschen wir uns einen Beitrag von 5 € pro Monat, um den Betrieb und die Weiterentwicklung unserer Plattform zu unterstützen.

Eine Nutzung und Verbindung mit der Nextcloud Calendar App ist erst nach der Freischaltung der App möglich.

CalDAV Clients

Du kannst dich auch mit einem CalDAV Client mit dem Nextcloud Kalender verbinden. Dazu musst du zunächst ein App-Passwort in Nextcloud erstellen.

Passwort erstellen

Dazu navigiere als erstes zu https://cloud.wechange.de/settings/user/security. Dort kannst du unter „Geräte und Sitzungen“ ein neues App-Passwort erstellen, indem du zunächst einen Namen für die Anwendung (z.B. „Calendar“) angibst und dann auf erstellen klickst.

Nach dem Erstellen werden dir dein eigener Username, den du für den Login benutzen musst, sowie dein neues App-Passwort angezeigt. Speichere es dir am besten in einem Passwort-Manager oder an einem Ort deiner Wahl ab.

Server Adresse

Nun benötigst du nur noch die Adresse mit der du dich verbindest. Dazu navigierst du in Nextcloud zu der App „Kalender“ (https://cloud.wechange.de/apps/calendar/) und klickst ganz unten links auf „Kalender-Einstellungen“. Klicke anschließen auf „Primäre CalDAV-Adresse kopieren“ – bzw. auf „iOS/macOS CalDAV-Adresse kopieren“, wenn du einen iOS/macOS CalDAV-Client nutzen willst oder wenn die primäre CalDAV-Adresse nicht akzeptiert wird.

Anschließend öffnest du den CalDAV Client deiner Wahl (in macOS z.B. den Kalender, in Windows z.B. den Outlook Kalender) und gibst dort deine CalDAV-Adresse, deinen Username und dein Passwort ein.

Probleme?

Es kann sein, dass von der Nextcloud dazu aufgefordert wirst, ein Passwort einzugeben („Legitimierung erforderlich“). Unter https://wechange.de/cms/ufaq/17-wie-umgehe-ich-den-schritt-legitimierung-erforderlich/ haben wir beschrieben, wie du damit umgehen musst.

Wenn die primäre CalDAV-Adresse nicht als Server-Adresse akzeptiert wird, versuche es mit der iOS/macOS CalDAV-Adresse (selbst dann, wenn du kein macOS/iOS-Gerät benutzt).

Android

Um dein Android-Gerät via CalDAV mit dem Nextcloud Kalender zu verbinden, empfehlen wir die App DAVx⁵ (im Google Play Store ist die App zwar kostenpflichtig, aber via F-Droid kann sie kostenlos installiert werden).

Aktuell unterstützt unsere Nextcloud das Teilen mit Mailadressen nicht. Aufgrund von datenschutzrechtlichen Bedenken haben wir diese Funktion aktuell nicht aktiviert.

Bei manchen Aktionen in der Nextcloud kann es passieren, dass die Seite dich mit dem Popup „Legitimierung erforderlich“ dazu auffordert, ein Passwort einzugeben. Das Passwort deines Profils wird hierbei jedoch nicht akzeptiert (die Nextcloud ist per Single Sign On an das Portal angebunden und kennt dein wechange.de-Passwort aus dem Portal gar nicht selbst).

Die einzige Möglichkeit, die geplante Aktion durchzuführen, ist, den Schritt „Legitimierung erforderlich“ zu umgehen. Das funktioniert erfahrungsgemäß am besten mit den folgenden Schritten:

    1. Öffne einen Inkognito-Tab (auch „Privater Tab“) in deinem Browser.

    2. Navigiere in dem Tab zu https://mokwi.de/login und melde dich an.

    3. Rufe anschließend unmittelbar den folgenden Link in dem Tab auf: https://cloud.mokwi.de/settings/user/sociallogin Setze hier das Häkchen bei „Passwortbestätigung bei Einstellungsänderung deaktivieren“.

Wenn das funktioniert hat, wirst du nie wieder von der Nextcloud nach einem Passwort gefragt. Du kannst jetzt wieder in deinen normalen Tab zurückwechseln, die Seite einmal neu laden und dann die Aktion ausführen, von der du abgehalten wurdest.

Wenn du hingegen bei dem Versuch, das Häkchen zu setzen, auch nach dem Passwort gefragt wirst, hast du folgende Optionen:

    1. Versuche es nochmal mit einem anderen Browser, ebenfalls in einem Inkognito-Tab.

    2. Wenn das auch nicht funktioniert: Schreibe uns eine Mail an mokwi@kielregion.de.

Wenn du unter https://cloud.mokwi.de/settings/user/theming „Dunkles Design“ aktiviert hast (bzw. „Standard-Design des Systems“ und dieses der Dark Mode ist), erstreckt sich dies auch auf Collabora (das Tool zur Online-Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen direkt im Browser). Das kann dazu führen, dass auch die Hintergrundfarbe eines Dokumentes oder einer Tabelle komplett schwarz wird und der schwarze Text nicht mehr erkennbar ist.

Navigiere in den Tab „Ansicht“ und klicke auf „Hintergrund umkehren„, um die Hintergrundfarbe der des Dokumentes/der Tabelle wieder auf weiß zu setzen (bzw. auf „Dunkler Modus“, um diesen für Collabora komplett zu deaktivieren).

Das ist ja eine sehr spezifische Frage, und rein zufällig lautet die Antwort ja. Wenn du einen Freigabelink für einen Ordner erstellst (s. Wie kann ich Dateien und Ordner auch mit externen Nutzer*innen teilen?), ist die Standard-Berechtigung „Nur anzeigen“. Indem du auf dieses Feld klickst, werden dir die anderen Optionen angezeigt. Eine von diesen lautet „Dateianfrage“. Wenn du diese Option auswählst, können andere User, die den Link nutzen, lediglich neue Dateien (keine ganzen Ordner) in den Ordner hochladen – ohne zu sehen, welche Dateien sich bereits in dem Ordner befinden. Wenn ich auf diese Art und Weise eine Datei in den Ordner lade, kann ich sie auch nicht wieder löschen; das können nur User, die vollen Zugriff auf den Ordner haben.

Auch das ist möglich. Navigiere dafür in den Ordner, für den du eine Beschreibung erstellen möchtest. Klicke dann oben auf „+ Neu“ und wähle „Ordnerbeschreibung hinzufügen“. Es wird eine neue Datei erstellt („Anleitung.md“ oder „Readme.md“). Außerdem wird dir über der Dateienliste nun ein Textfeld angezeigt (falls nicht, lade die Seite neu; falls immer noch nicht, hast du die Anzeige der Ordnerbeschreibung in deinen Dateien-Einstellungen deaktiviert, s. nächster Absatz). Der Inhalt des Textfelds ganz oben und der Inhalt der neuen Textdatei sind identisch. Du kannst also die Textdatei öffnen und dort die Beschreibung erstellen, oder du klickst einfach in das Textfeld und schreibst drauf los. Dabei kannst du auch Markdown-Formatierung verwenden. Wenn die Beschreibung zu lang wird, wird sie abgeschnitten und nur ausgeklappt, wenn du draufklickst (s. Screenshot unten).

Die Ordnerbeschreibung wird aber nicht allen Usern zwangsläufig angezeigt. Jede*r kann selbst entscheiden, ob man die Ordnerbeschreibungen sehen will. Dafür klickt man links unten auf „Dateien-Einstellungen“ und setzt bzw. entfernt das Häkchen bei „Ordnerbeschreibung anzeigen“.

Klicke nun auf „Enter Chat“. Dadurch wird eine neue Sitzung im Nachrichtendienst Rocket.Chat gestartet. Wenn du jetzt nochmal auf dem Profil auf „Nachricht schicken“ klickst, kannst du sie erstellen und verschicken.
 
Wir arbeiten hier bereits an einer Optimierung. Vielen Dank für dein Verständnis.

Seit November 2025 könnt ihr in der Nextcloud von wechange.de auch Whiteboards benutzen.

Erstellen könnt ihr diese genauso einfach wie andere Dateien auch: Navigiere in den Ordner deiner Wahl, klicke oben auf den „Neu“-Button und wähle „Neues Whiteboard“. Jetzt nur noch einen Namen für die Whiteboard-Datei eingeben und schon kann es losgehen.

Ihr könnt eure Whiteboards nicht nur alleine bearbeiten, sondern auch in Echtzeit mit mehreren anderen Usern. Hierzu könnt ihr eure Whiteboards für andere User freigeben, was genauso funktioniert wie bei anderen Dateien auch (siehe oben). Ihr könnt die Whiteboards also auch für Externe freigeben, die nicht auf wechange.de registriert sind, und die Berechtigungen einstellen (nur Lese- oder auch Bearbeitungsrechte).

Der Funktionsumfang der Whiteboards ist umfangreich, aber gleichzeitig intuitiv. Über die Werkzeugleiste oben kann man auswählen, was für eine Art von Element man erstellen möchte (z. B. Rechteck, Pfeil oder Grafik). Anschließend kann man das ausgewählte Element einfügen. Über das Element-Menü kann man jetzt die Eigenschaften einstellen (z. B. Strich- und Hintergrundfarbe, Konturstil, Deckkraft usw.). Wenn ihr einen Rechtsklick auf ein Element macht, werden euch weitere Optionen vorgeschlagen.

Das sind nur die grundlegenden Funktionen. Wer tiefer eintauchen möchte, wird merken, dass es noch deutlich mehr Möglichkeiten gibt. Klickt euch am besten einmal durch alles durch – und lest die weiteren Whiteboard-FAQ – damit ihr keine hilfreichen Funktionen überseht.

Technisch basieren die Nextcloud Whiteboards auf der bewährten und verbreiteten Open-Source-Software Excalidraw.

Ja, das geht! Folge dafür einfach der folgenden Anleitung:

    1. Erstelle und gestalte die Elemente, die du als Vorlage speichern möchtest. Eine Vorlage kann beliebig viele Einzel-Elemente enthalten, also tob dich aus!

    2. Ziehe mit dem Cursor über deine Zeichnung, um alle einzelnen Elemente gleichzeitig auszuwählen. Achte darauf, das auch wirklich alle Elemente, die du als Vorlage speichern willst, ausgewählt sind (und auch keine zusätzlichen).

    3. Mache einen Rechtsklick in die Auswahl und klicke dann auf die Option „Auswahl gruppieren“. Jetzt verhalten sich die einzelnen Elemente so, als wären sie ein gemeinsames (Gruppen-)Element. Du kannst sie also alle gemeinsam verschieben, einfärben usw.

    4. Wähle das (Gruppen-)Element aus und klickte rechts oben auf „Bibliothek“. Klicke nun unter „Persönliche Bibliothek“ auf den pulsierenden Plus-Button.

Geschafft! Du hast das Element nun als persönliche Vorlage gespeichert. Von nun an kannst du es sowohl in demselben als auch in anderen Whiteboards beliebig oft einfügen. Klicke dafür einfach wieder rechts oben auf „Bibliothek“ und wähle das gespeicherte Element aus. Anschließend kannst du das eingefügte (Gruppen-)Element auch umgestalten und bei Bedarf die Gruppierung auch wieder aufheben, um alle Einzel-Elemente individuell anzupassen.

Um das Element als Vorlage speichern zu können, wurde in der Nextcloud auf der obersten Ordner-Ebene der Ordner „Vorlagen“ erstellt (falls noch nicht vorhanden). Hier liegt jetzt die Datei „personal.excalidrawlib“, die alle deine persönlichen Vorlagen enthält. Falls du die Datei oder den ganzen Ordner umbenennen oder löschen solltest, sind deine Vorlagen leider weg.

Ja, das geht! Folge dafür einfach der folgenden Anleitung:

    1. Erstelle und gestalte die Elemente, die du als Vorlage speichern möchtest. Eine Vorlage kann beliebig viele Einzel-Elemente enthalten, also tob dich aus!

    2. Ziehe mit dem Cursor über deine Zeichnung, um alle einzelnen Elemente gleichzeitig auszuwählen. Achte darauf, das auch wirklich alle Elemente, die du als Vorlage speichern willst, ausgewählt sind (und auch keine zusätzlichen).

    3. Mache einen Rechtsklick in die Auswahl und klicke dann auf die Option „Auswahl gruppieren“. Jetzt verhalten sich die einzelnen Elemente so, als wären sie ein gemeinsames (Gruppen-)Element. Du kannst sie also alle gemeinsam verschieben, einfärben usw.

    4. Wähle das (Gruppen-)Element aus und klickte rechts oben auf „Bibliothek“. Klicke nun unter „Persönliche Bibliothek“ auf den pulsierenden Plus-Button.

Geschafft! Du hast das Element nun als persönliche Vorlage gespeichert. Von nun an kannst du es sowohl in demselben als auch in anderen Whiteboards beliebig oft einfügen. Klicke dafür einfach wieder rechts oben auf „Bibliothek“ und wähle das gespeicherte Element aus. Anschließend kannst du das eingefügte (Gruppen-)Element auch umgestalten und bei Bedarf die Gruppierung auch wieder aufheben, um alle Einzel-Elemente individuell anzupassen.

Um das Element als Vorlage speichern zu können, wurde in der Nextcloud auf der obersten Ordner-Ebene der Ordner „Vorlagen“ erstellt (falls noch nicht vorhanden). Hier liegt jetzt die Datei „personal.excalidrawlib“, die alle deine persönlichen Vorlagen enthält. Falls du die Datei oder den ganzen Ordner umbenennen oder löschen solltest, sind deine Vorlagen leider weg.

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Grundsätzlich gilt natürlich: Probieren geht über studieren. Klick dich einfach durch alle Funktionen durch, die du finden kannst, und schau, was dir gefällt. Wenn du dazu noch die Möglichkeiten nutzt, die dir Vorlagen/Bibliotheken bieten (siehe oben), wirst du schon weit kommen. Über das Hilfe-Icon unten rechts kannst du dir auch zeigen lassen, welche Shortcodes es für die Tastatur gibt, womit du schneller werden kannst, als wenn du alles mit der Maus machst.

Du kannst dir aber auch Tipps und Tricks von echten Expert:innen zeigen lassen. Wir von wechange haben zwar keine eigenen Tutorials, aber das braucht es auch gar nicht, denn: Wir haben die Nextcloud Whiteboards nicht selbst entwickelt, sondern lediglich integriert. Die zugrundeliegende Software heißt Excalidraw und das Team von Excalidraw hat auf ihrem YouTube-Channel eine ganze Reihe an hochwertigen Tutorials. Da die Software die gleiche ist, sollte alles, was in den Tutorials gezeigt wird, auch in den Nextcloud Whiteboards funktionieren.

Die Microsite ist die öffentlich sichtbare Willkommensseite jedes Projektes und jeder Gruppe.
Alle Besucher*innen, die (noch) nicht Mitglied einer Gruppe/eines Projektes sind, sehen nur die Microsite der Gruppe/des Projektes. Dies gilt sowohl für User, die auf wechange.de angemeldet sind, als auch für unangemeldete Besucher*innen.
Auf eurer Microsite könnt ihr euch für Externe präsentieren und mit den wichtigsten Informationen vorstellen (Logo, Beschreibung, Kontakt, Standort, Themen usw.). Bis auf den Namen sind jedoch alle Angaben optional. Ihr müsst also nicht mehr preisgeben, als ihr möchtet.
Die Microsites von Gruppen und Projekten können über die Karte oder über die Suchfunktion auf mokwi.de gefunden werden. Auch Suchmaschinen wie Google können die Microsites von Gruppen und Projekten anzeigen.

Wenn ihr nicht wollt, dass nicht-angemeldete Besucher*innen eure Microsite sehen können und diese von Suchmaschinen erfasst wird, könnt ihr dies deaktivieren. Entfernt dafür in euren Gruppen-/Projekteinstellungen das Häkchen bei „Öffentliche Anzeige aktivieren“.

Als Admin deiner Gruppe bzw. deines Projektes kannst du selbst einstellen, welche Informationen angezeigt werden. Über das Seitenmenü kannst du zur „Microsite“ wechseln, wo dir als Admin oben der Vorschlag „Ändere sie hier…“ angezeigt wird, oder du wechselst direkt zu den „Einstellungen“ und dann in den Tab „Microsite“.

Standardmäßig zeigt die Microsite nur die Informationen an, die ihr in den Einstellungen hinterlegt habt. Darüber hinaus können aber auch ausgewählte Neuigkeiten, Veranstaltungen, Pads, Umfragen oder Dateien für Besucher*innen angezeigt werden. Die Voraussetzung ist dafür, dass die Sichtbarkeit des jeweiligen Inhaltes (der Neuigkeit/Veranstaltung/Umfrage usw.) auf „Öffentlich“ gestellt wurde.

Zudem muss in den Microsite-Einstellungen festgelegt sein, Inhalte welcher Art auf der Microsite angezeigt werden sollen, wenn diese öffentlich sichtbar sind.

Jede Gruppe und jedes Projekt verfügt über einen Kalender. Hier könnt ihr nicht nur feststehende Termine eures Teams eintragen, sondern auch – wie bei Doodle – über Termine abstimmen. Zudem könnt ihr in einer Veranstaltung direkt einen Videochat starten, um digitale Treffen durchzuführen. Den Kalender könnt ihr auch mit eurem Smartphone- oder PC-Kalender abonnieren.

In der Mitte des Gruppen- bzw. Projektdashboards siehst du die kleine Monatsansicht des Kalenders (falls dieser nicht angezeigt wird, ist der Kalender in den Einstellungen deaktiviert und muss dort durch einen Admin aktiviert werden). Schon in der kleinen Ansicht kannst du auf einen Tag klicken, um eine Veranstaltung einzutragen, aber du kannst auch erst in die Vollbildansicht wechseln, indem du auf „Veranstaltungen“ klickst. Wenn du den Tag der Veranstaltung angeklickt hast, öffnet sich ein Formular, in das du alle benötigen Angaben eintragen kannst. Vergiss nicht, am Ende unten auf „Erstellen“ zu drücken.

Hier findest du das entsprechende Erklärvideo von der Betreiberplattform wechange Veranstaltungen erstellen im Kalender | WECHANGE Tutorial

Nur der/die Ersteller*in und die Admins können eine Veranstaltung nachträglich ändern oder wieder löschen. Dazu öffnest du die Veranstaltung und klickst oben rechts auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten. Wähle anschließend „Bearbeiten“ oder Löschen“. Sichern nicht vergessen!

Klicke im Bearbeitungsmodus der Veranstaltung ganz unten auf „Zusätzliche Optionen anzeigen…“ und stelle die Sichtbarkeit ein. Öffentliche Veranstaltungen kannst du über den Link auch mit nicht-angemeldeten Nutzer*innen teilen und sie werden ggf. auf eurer Microsite angezeigt.

Wenn du möchtest, dass eure Veranstaltung der ganzen mokwi.de-Community angezeigt wird, solltest du sie (zusätzlich) in den Kalender des Forums eintragen.

Aktuell lassen sich Veranstaltungen leider nicht uneingeschränkt übertragen, sondern müssen in vielen Fällen manuell erstellt werden. Einzige Ausnahme ist die Übertragung von Veranstaltungen aus einer Gruppe in ein oder mehrere untergeordnete Projekte oder aus dem Forum in eine Gruppe/ein Projekt, in dem du Mitglied bist.

In beiden Fällen musst du die Veranstaltung öffnen und siehst dann den Button „In Projekten anzeigen…“. Hier kannst du auswählen, wo der Termin noch angezeigt werden soll. Eine Übertragung von einem Projekt in die übergeordnete Gruppe ist aktuell noch nicht möglich.

Aktuell lassen sich Veranstaltungen leider nicht uneingeschränkt übertragen, sondern müssen in vielen Fällen manuell erstellt werden. Einzige Ausnahme ist die Übertragung von Veranstaltungen aus einer Gruppe in ein oder mehrere untergeordnete Projekte oder aus dem Forum in eine Gruppe/ein Projekt, in dem du Mitglied bist.

In beiden Fällen musst du die Veranstaltung öffnen und siehst dann den Button „In Projekten anzeigen…“. Hier kannst du auswählen, wo der Termin noch angezeigt werden soll. Eine Übertragung von einem Projekt in die übergeordnete Gruppe ist aktuell noch nicht möglich.

Aktuell ist nur ein Abonnement (iCal / ics) möglich, keine beidseitige Synchronisation (CalDAV). Mit der Integration des Nextcloud Kalenders anstelle des aktuellen Kalenders wird auch CalDAV unterstützt. Wann genau das Release kommt, können wir aber noch nicht sagen.

iCal-Abonnement:

  1. Öffne den Kalender in der Vollbildansicht, indem du auf „Veranstaltungen“ klickst.

  2. Klicke unten rechts auf den Button „Feed für Veranstaltungen“.

  3. Kopiere die URL, die angezeigt wird. Das ist der iCal-Feed. Tipp: Wenn nur die öffentlichen Veranstaltungen aus eurem Kalender angezeigt werden sollen (z. B. auf eurer Website), löschen den Teil „?user=123&token=xxxx“ der URL, also alles hinter dem letzten /.

  4. Wechsle zum Kalenderprogramm deiner Wahl.

  5. Abonniere den Kalender aus wechange.de mit Hilfe des iCal-Feeds, den du kopiert hast. Je nach Kalenderprogramm sind die Schritte dafür unterschiedlich. Such am besten auf Ecosia nach z. B. „Outlook iCal Feed abonnieren” und folge der Anleitung, die du dazu findest.

Die Synchronisation funktioniert aktuell nur in diese eine Richtung, dass du einen Kalender aus wechange.de in ein anderes Programm übertragen kannst. Umgekehrt kannst du externe Kalender nicht automatisch in einen wechange.de-Kalender übertragen.

Navigiere in die Gruppe/das Projekt, wähle im linken Seitenmenü „Veranstaltungen“ und dann erneut im linken Seitenmenü „Terminabstimmungen“.

Es öffnet sich eine neue Seite, auf der du zuerst den Titel der neuen Terminabstimmung angibst. In dem Formular, das sich anschließend öffnet, kannst du alle benötigten Angaben machen. Vor allem wählst du die Terminvorschläge aus, über die abgestimmt werden soll, indem du im Datepicker-Kalender die Tage auswählst und dann die jeweiligen Uhrzeiten eingibst. Du kannst mehrere Terminvorschläge an einem Tag hinzufügen, indem du mehrfach auf den Tag klickst. Vergiss nicht, am Ende ganz unten auf „Erstellen“ zu klicken.

Alle Mitglieder der Gruppe bzw. des Projektes werden über die neue Terminabstimmung benachrichtigt. Trotzdem kann es nicht schaden, ihnen sicherheitshalber nochmal den Link zu schicken. Sie sehen alle Vorschläge in einer Reihe und können jeweils „Ja“, „Eventuell“ oder „Nein“ angeben. Die Stimmen werden automatisch addiert und unten wird angezeigt, welcher Termin am besten passt.

Die Profilbilder der User, die abgestimmt haben, werden links angezeigt. Wenn alle abgestimmt haben, kann der/die Ersteller*in oder ein*e Admin die Abstimmung beenden und den favorisierten Termin automatisch in den Kalender eintragen.

Im Bearbeitungsmodus kann eine Terminabstimmung auch als öffentlich sichtbar eingestellt werden. Dann können alle auf wechange.de registrierten Nutzer*innen abstimmen, nicht nur die Mitglieder der Gruppe bzw. des Projektes. Nicht-registrierte Nutzer*innen können jedoch nicht mit abstimmen.

Die Voraussetzung dafür, dass ihr in einer Veranstaltung eine Videokonferenz nutzen könnt, ist, dass für die Gruppe/das Projekt die Funktion „Videokonferenz Pro“ aktiviert ist (s. FAQ-Kategorie „BigBlueButton“).

Um eine Videokonferenz innerhalb einer Veranstaltung zu nutzen, musst du zuerst eine neue Veranstaltung erstellen oder eine bereits eingetragene Veranstaltung bearbeiten (Letzteres kannst du als Ersteller*in der Veranstaltung oder als Admin der Gruppe/des Projektes, s. oben). Wähle nun in den Veranstaltungs-Einstellungen bei „Videokonferenz einbetten“ die Option „Videokonferenz Pro (BigBlueButton)“. Optional kannst du jetzt direkt die Konfiguration des integrierten BigBlueButton-Raums vornehmen.

Auf der Veranstaltungs-Seite sehen du und alle anderen Mitglieder der Gruppe/des Projektes jetzt das neue Feld „Videokonferenz starten/beitreten“. Damit öffnet sich direkt in der Seite eine Videokonferenz.

Das Datum und die Dauer der Veranstaltung hat keinen Einfluss auf den integrierten Videokonferenz-Raum. Dieser kann theoretisch auch Wochen vorher oder nachher ganz genauso genutzt werden. Wir empfehlen das aber nicht, da es für eure Gruppen-/Projektmitglieder sicherlich verwirrend wäre.

Alle weiteren Infos zu BigBlueButton/Videokonferenz Pro bekommt ihr im FAQ-Abschnitt „BigBlueButton in Gruppen und Projekten (Videkonferenz Pro)“

Pads sind Online-Dokumente, die ihr parallel und in Echtzeit bearbeiten könnt. Anstatt ein Textdokument herunterladen, ändern, speichern und wieder hochladen zu müssen, könnt ihr es direkt im Browser erstellen und ändern, sogar mit mehreren Nutzer*innen gleichzeitig. Gespeichert wird immer automatisch. Dadurch müsst ihr als Team nicht den Überblick über verschiedene Versionen behalten, sondern ihr seid immer alle auf dem neuesten Stand.

Analog dazu gibt es auch Online-Tabellen, die nach denselben Prinzipien funktionieren. Die Tabellen (Ethercalc) empfehlen wir euch nicht, da sie funktional stark eingeschränkt sind. Die Funktion ist nur noch aus historischen Gründen vorhanden. Wir empfehlen euch stattdessen die deutlich leistungsfähigeren und benutzer*innenfreundlicheren Tabellen in der Cloud.

Pads sind Online-Dokumente, die ihr parallel und in Echtzeit bearbeiten könnt. Anstatt ein Textdokument herunterladen, ändern, speichern und wieder hochladen zu müssen, könnt ihr es direkt im Browser erstellen und ändern, sogar mit mehreren Nutzer*innen gleichzeitig. Gespeichert wird immer automatisch. Dadurch müsst ihr als Team nicht den Überblick über verschiedene Versionen behalten, sondern ihr seid immer alle auf dem neuesten Stand.

Analog dazu gibt es auch Online-Tabellen, die nach denselben Prinzipien funktionieren. Die Tabellen (Ethercalc) empfehlen wir euch nicht, da sie funktional stark eingeschränkt sind. Die Funktion ist nur noch aus historischen Gründen vorhanden. Wir empfehlen euch stattdessen die deutlich leistungsfähigeren und benutzer*innenfreundlicheren Tabellen in der Cloud.

Pads sind Online-Dokumente, die ihr parallel und in Echtzeit bearbeiten könnt. Anstatt ein Textdokument herunterladen, ändern, speichern und wieder hochladen zu müssen, könnt ihr es direkt im Browser erstellen und ändern, sogar mit mehreren Nutzer*innen gleichzeitig. Gespeichert wird immer automatisch. Dadurch müsst ihr als Team nicht den Überblick über verschiedene Versionen behalten, sondern ihr seid immer alle auf dem neuesten Stand.

Analog dazu gibt es auch Online-Tabellen, die nach denselben Prinzipien funktionieren. Die Tabellen (Ethercalc) empfehlen wir euch nicht, da sie funktional stark eingeschränkt sind. Die Funktion ist nur noch aus historischen Gründen vorhanden. Wir empfehlen euch stattdessen die deutlich leistungsfähigeren und benutzer*innenfreundlicheren Tabellen in der Cloud.

    1. Öffne das Pad, welches du exportieren willst.

    2. Klicke auf das Symbol mit den zwei Pfeilen (im Menü rechts oben oder links unten, je nachdem ob das Pad im Vollbildmodus ist).

    3. Wähle unter „Aktuelles Pad exportieren als“ das Format „Etherpad“ und speichere die Datei auf deinem PC.

    4. Wechsle in die Gruppe/das Projekt, wo du das Pad importieren möchtest.

    5. Erstelle ein neues Pad.

    6. Ändere den Inhalt nicht, sondern klicke auch hier auf das Symbol mit den zwei Pfeilen.

    7. Klicke auf „Durchsuchen“, wähle die eben heruntergeladene Etherpad-Datei und klicke auf „Jetzt importieren“. Geschafft!

    1. Öffne das Pad, welches du exportieren willst.

    2. Klicke auf das Symbol mit den zwei Pfeilen (im Menü rechts oben oder links unten, je nachdem ob das Pad im Vollbildmodus ist).

    3. Wähle unter „Aktuelles Pad exportieren als“ das Format „Etherpad“ und speichere die Datei auf deinem PC.

    4. Wechsle in die Gruppe/das Projekt, wo du das Pad importieren möchtest.

    5. Erstelle ein neues Pad.

    6. Ändere den Inhalt nicht, sondern klicke auch hier auf das Symbol mit den zwei Pfeilen.

    7. Klicke auf „Durchsuchen“, wähle die eben heruntergeladene Etherpad-Datei und klicke auf „Jetzt importieren“. Geschafft!

In den Einstellungen (direkt beim Erstellen oder später) kannst du die Sichtbarkeitseinstellungen anpassen (zuerst musst du auf „Zusätzliche Optionen anzeigen“ klicken).

    • Die Standard-Einstellung ist „Nur Gruppen-/Projektmitglieder“. Alle Mitglieder können auf das Pad zugreifen und es bearbeiten. Wenn man nach dem Öffnen des Pads erstmal im Lesemodus ist, muss man noch auf „Bearbeiten“ klicken

    • „Nur ich“ bedeutet, dass nur du das Pad sehen und bearbeiten kannst.

    • Bei „Öffentlich“ können alle Menschen, die den Link¹ haben, das Pad sehen, auch wenn sie nicht auf wechange.de registriert sind. Das Pad wird nun auch auf eurer Microsite angezeigt (sofern dies nicht in den Microsite-Einstellungen deaktiviert ist). Bearbeitet werden können auch öffentliche Pads jedoch nur von Nutzer*innen, die auf mokwi.de angemeldet sind. Wenn Personen, die nicht auf wechange.de angemeldet sind, den Text auch bearbeiten soll, könnt ihr kein Pad nutzen, sondern müsst stattdessen in der Cloud ein Dokument oder eine Textdatei nutzen und hierfür einen entsprechenden Freigabe-Link generieren.

Wenn du einer Person den Link zu einem Pad schicken möchtest, musst du den Link nehmen, der in der Adresszeile deines Browsers angezeigt wird, während du in dem Pad bist (mokwi.de/…/document/…). URLs, die über das Teilen-Icon der Toolbar generiert werden, funktionieren grundsätzlich nicht.

Jede Person, die ein Dokument bearbeitet, erhält automatisch eine eigene Farbe, mit der die eigenen Einträge hinterlegt werden. So kann erkannt werden, wer was geschrieben hat. Deine eigene Farbe kannst du ändern, indem du auf das User-Icon klickst (im Menü rechts oben oder links unten, je nachdem ob das Pad im Vollbildmodus ist). Hier kannst du auch deinen Namen eingeben.

Über das Zahnrad-Symbol in der Menüleiste kannst du einstellen, ob die Autor*innenfarben für dich ausgeblendet oder angezeigt werden. Dadurch werden keine Farben gelöscht, sondern es ändert sich nur die Anzeige für dich persönlich.

Über das Symbol mit dem durchgestrichenen Auge kannst du die Farbhinterlegung für einen markierten Abschnitt oder im gesamten Dokument auch unwiderruflich entfernen und alles auf weiß setzen. Dies betrifft nicht nur die Anzeige für dich, sondern für alle Nutzer*innen.

Der Haupt-Unterschied besteht darin, dass Pads und Tabellen direkt online im Browser bearbeitet werden können. Um eine Datei ändern, musst du diese herunterladen, bearbeiten, speichern und als neue Version wieder hochladen.

Dafür können unter „Dateien“ auch andere Formate als nur Dokumente und Tabellen liegen.

Bei Dokumenten habt ihr die Wahl zwischen Collabora und Markdown.

Collabora-Dokumente haben deutlich mehr Formatierungsoptionen als Pads. Sie erinnern an Word-Dokumente bzw. an Google Docs. Dafür sind die Ladezeiten aber auch etwas länger. Collabora-Dokumente könnt ihr außerdem – genau wie alle Inhalte der Cloud – auch für nicht-angemeldete Nutzer*innen freigeben, sodass diese sie nicht nur ansehen, sondern auch bearbeiten können (öffentliche Pads erlauben nicht-angemeldeten Nutzer*innen dagegen nur den Zugriff im Lesemodus).

Ganz ähnlich verhält es sich mit den Markdown-Textdokumenten in der Cloud. Diese sind Pads vom Funktionsumfang noch ähnlicher (in Markdown-Dokumenten könnt ihr zusätzlich Checklisten und Bilder einfügen, in Pads dafür kommentieren und es gibt dauerhafte Autor*innenfarben).

Ein genereller Vorteil der Cloud ist der, dass Online-Dokumente und -Tabellen in denselben Ordnern liegen wie sonstige Dateien, während ihr bei „Pads“ und „Dateien“ eine separate Ordnerstruktur bräuchtet.

Hinter den Online-Dokumenten verbirgt sich die Open-Source-Software „Etherpad“, die ständig weiterentwickelt wird. Analog dazu werden die Online-Tabellen durch „Ethercalc“ erzeugt. Für beide betreiben eigene Server. Die Dokumente und Tabellen werden als iframe in mokwi.de eingebettet, damit ihr sie direkt in derselben Oberfläche bearbeiten könnt.

Alle Gruppen und Projekte bieten euch eine Dateiablage. Diese ist denkbar simpel. Ihr könnt Dateien oder ganze Ordner hochladen, damit andere Mitglieder können sie herunterladen können. Damit habt ihr Zugriff auf ein gemeinsames Dateienverzeichnis. Außerdem lassen sich auch URLs ablegen.

Die Dateien-App ist funktional stark eingeschränkt und nur noch aus historischen Gründen aktiv. Wir empfehlen grundsätzlich die Cloud zu nutzen, da diese deutlich mehr Funktionen bietet.

    1. Klicke im Seitenmenü der Gruppe/des Projektes auf „Dateien“.

    2. Optional: Navigiere über das Seitenmenü zum gewünschten Ordner oder erstelle einen Neuen.

    3. Ziehe die Datei(en) oder Ordner per Drag&Drop in die Ablage oder klicke „Durchsuchen“ und wähle die Datei(en) aus deinem lokalen Verzeichnis.

Es können grundsätzlich beliebige Dateiformate hochgeladen werden, zum Beispiel PDF-Dateien, Bilder etc.

Ja, auch das ist möglich.

Hochladen: Ziehe den Ordner per Drag&Drop in die Dateiablage.

Herunterladen: Öffne den Ordner und klicke oben auf „Diesen Ordner herunterladen“. Die heruntergeladene ZIP-Datei musst du anschließend noch entpacken/extrahieren (dafür gibt es Anleitungen im Internet).


Als Admin oder Ersteller*in kannst du selbst einstellen, wer auf eine Datei Zugriff hat. Dazu klickst du auf das „Pfeil-nach-unten-Symbol” rechts neben der hochgeladenen Datei und wählst „Bearbeiten”. Danach kannst du ganz unten die Sichtbarkeit verändern.

Alle, die Zugriff haben, können Dateien öffnen, lesen oder herunterladen. Jedoch können nur Admins und der/die Ersteller*in eine Datei umbenennen, verschieben oder löschen.

Öffentliche Dateien werden zudem auf eurer Microsite angezeigt (sofern dies in den Microsite-Einstellungen nicht deaktiviert wurde).

Bevor die Nextcloud integriert wurde, gab es nur die klassische Dateiablage. Theoretisch bräuchte es diese nicht mehr, weil die Cloud mehr Funktionen hat, aber ihr könnt sie dennoch weiterhin nutzen, wenn ihr möchtet. Was die zusätzlichen Funktionen der Nextcloud sind, findet ihr im entsprechenden Abschnitt in diesen FAQ (oder ihr findet es durch Ausprobieren selbst heraus).

Seit März 2026 habt ihr auf mokwi.de die Möglichkeit, in euren Gruppen und Projekten die neuen Aufgaben-Boards zu nutzen. Jede Gruppe/jedes Projekt hat – sofern die App in den Gruppen-/Projekteinstellungen aktiviert ist – ein gemeinsames Aufgaben-Board. Hier könnt ihr Aufgaben erstellen, zuweisen, terminieren und kategorisieren, den Status verfolgen und euch direkt innerhalb der Aufgabe dazu austauschen.

Die Aufgaben-Boards dienen euch damit als einfach zu bedienendes und gleichzeitig funktionsreiches Projektmanagement-Tool. Dank der vielfältigen Filter-Optionen könnt ihr auch auf einem vollen Board mit vielen Aufgaben immer den Überblick behalten.

Klicke auf den Link hier: Blog-Artikel um mehr Informationen zu bekommen, wie die Aufgaben-Boards funktionieren und wie ihr das meiste aus ihnen rausholen könnt.

Seit März 2026 habt ihr auf mokwi.de die Möglichkeit, in euren Gruppen und Projekten die neuen Aufgaben-Boards zu nutzen. Jede Gruppe/jedes Projekt hat – sofern die App in den Gruppen-/Projekteinstellungen aktiviert ist – ein gemeinsames Aufgaben-Board. Hier könnt ihr Aufgaben erstellen, zuweisen, terminieren und kategorisieren, den Status verfolgen und euch direkt innerhalb der Aufgabe dazu austauschen.

Die Aufgaben-Boards dienen euch damit als einfach zu bedienendes und gleichzeitig funktionsreiches Projektmanagement-Tool. Dank der vielfältigen Filter-Optionen könnt ihr auch auf einem vollen Board mit vielen Aufgaben immer den Überblick behalten.

Klicke auf den Link hier: Blog-Artikel um mehr Informationen zu bekommen, wie die Aufgaben-Boards funktionieren und wie ihr das meiste aus ihnen rausholen könnt.

Grundsätzlich hat jede Gruppe/jedes Projekt nur ein Aufgaben-Board (oder keins, wenn die App deaktiviert ist). Möglicherweise braucht ihr aber auch gar nicht mehrere Boards, denn ihr könnt auch auf einem Board parallel an Aufgaben aus verschiedenen Bereichen und mit unterschiedlichen Zuständigkeiten arbeiten, indem ihr die Labels und die Filter-Funktion geschickt einsetzt..

Ihr könnt auf einem gemeinsamen Board auch Aufgaben aus verschiedenen Bereichen und mit unterschiedlichen Zuständigkeiten managen, ohne dass euer Board dadurch unübersichtlich wird. Für die einzelnen Bereiche könnt ihr entsprechende Labels erstellen. Jeder Aufgabe könnt ihr dann die passenden Labels zuweisen und angeben, wer aus eurem Team dafür zuständig ist. Über die Filter-Funktion können sich alle aus eurem Team nur die Aufgaben anzeigen lassen, die ihnen zugewiesen sind bzw. die ein bestimmtes Label haben. Dadurch bleibt euer Board auch dann übersichtlich, wenn es sehr voll ist und es Aufgaben aus verschiedenen Bereichen gibt.

Separate Aufgaben-Boards braucht ihr nur, wenn…

  • … ihr unterschiedliche Berechtigungen haben wollt. Auf einem gemeinsamen Aufgaben-Board haben alle Mitglieder der Gruppe/des Projektes die Berechtigung, Aufgaben zu sehen, zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen. Wenn ihr bei den Zugriffsrechten zwischen verschiedenen Nutzer*innen differenzieren möchtet, müsst ihr Aufgaben-Boards in separaten Gruppen/Projekten nutzen und zu diesen jeweils die gewünschten Nutzer*innen einladen.

  • … ihr verschiedene Listen-Strukturen für die verschiedene Bereiche braucht. Die Listen sollten den Prozess beschreiben, den eine Aufgabe durchläuft (z. B. Zu erledigen → In Arbeit → Freigabe erforderlich → … → Abgeschlossen). Wenn ihr für verschiedene Bereiche verschiedene Prozesse habt und es euch nicht gelingt, diese in einer Listen-Struktur abzubilden, solltet ihr separate Boards nutzen, was separate Gruppen/Projekte erforderlich macht.

Ihr könnt auf einem gemeinsamen Board auch Aufgaben aus verschiedenen Bereichen und mit unterschiedlichen Zuständigkeiten managen, ohne dass euer Board dadurch unübersichtlich wird. Für die einzelnen Bereiche könnt ihr entsprechende Labels erstellen. Jeder Aufgabe könnt ihr dann die passenden Labels zuweisen und angeben, wer aus eurem Team dafür zuständig ist. Über die Filter-Funktion können sich alle aus eurem Team nur die Aufgaben anzeigen lassen, die ihnen zugewiesen sind bzw. die ein bestimmtes Label haben. Dadurch bleibt euer Board auch dann übersichtlich, wenn es sehr voll ist und es Aufgaben aus verschiedenen Bereichen gibt.

Separate Aufgaben-Boards braucht ihr nur, wenn…

  • … ihr unterschiedliche Berechtigungen haben wollt. Auf einem gemeinsamen Aufgaben-Board haben alle Mitglieder der Gruppe/des Projektes die Berechtigung, Aufgaben zu sehen, zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen. Wenn ihr bei den Zugriffsrechten zwischen verschiedenen Nutzer*innen differenzieren möchtet, müsst ihr Aufgaben-Boards in separaten Gruppen/Projekten nutzen und zu diesen jeweils die gewünschten Nutzer*innen einladen.

  • … ihr verschiedene Listen-Strukturen für die verschiedene Bereiche braucht. Die Listen sollten den Prozess beschreiben, den eine Aufgabe durchläuft (z. B. Zu erledigen → In Arbeit → Freigabe erforderlich → … → Abgeschlossen). Wenn ihr für verschiedene Bereiche verschiedene Prozesse habt und es euch nicht gelingt, diese in einer Listen-Struktur abzubilden, solltet ihr separate Boards nutzen, was separate Gruppen/Projekte erforderlich macht.

Ein neues Aufgaben-Board ist nicht komplett leer, sondern enthält drei Listen und eine Aufgabe. Diese sollen euch helfen, die Funktionsweise des Boards zu verstehen.

Die drei Standard-Listen „To do“, „Doing“ und „Done“ bilden den einfachst möglichen Prozess ab, den eine Aufgabe durchlaufen kann. Wenn ihr möchtet, könnt ihr mit den Listen arbeiten und sie um weitere ergänzen. Ihr könnt sie aber auch umbenennen oder ganz löschen, um eure eigene Listen-Struktur zu erstellen.

Die Aufgabe „HOW TO…“ enthält Erklärungen zu Nutzung eures Aufgaben-Boards. Ihr könnt sie einfach löschen, wenn ihr sie nicht braucht.

Außerdem hat jedes Board standardmäßig drei Labels, mit denen ihr die Priorität einer Aufgabe angeben könnt. Diese Labels könnt ihr ebenfalls umbenennen oder löschen, wenn ihr sie nicht braucht.

Fahre mit der Maus über die Liste, in der du die Aufgabe erstellen willst. Neben dem Namen der Liste wird ein Plus-Button angezeigt. Klick hier drauf und gib den Titel der Aufgabe ein. Klicke anschließend auf das Häkchen oder drücke Enter. Nun wurde die Aufgabe erstellt und du kannst die einzelnen Felder ausfüllen.

Wenn euer Board keine Listen enthält, könnt ihr auch keine Aufgaben erstellen. Ihr müsst zuerst mindestens eine Liste erstellen. Die Berechtigung hierfür haben die Gruppen-/Projekt-Admins.

Die Felder ermöglichen es euch, eine Aufgabe genau zu beschreiben, zu kategorisieren, zu terminieren und anzugeben, wer zuständig für die Umsetzung ist.

Beschreibung: Hier könnt ihr beschreiben, was zu tun ist, und relevante Inhalte einfügen. Das Beschreibungsfeld bietet euch dafür umfangreiche Formatierungs-Optionen, unter anderem

  • Checklisten mit Unteraufgaben

  • Ausklappbare Bereiche (wenn ihr längere Texte oder große bzw. viele Bilder einfügen möchtet, ohne dass dies den ganzen Raum einnehmen soll)

  • Grafiken, die sich einfach mit Copy&Paste aus der Zwischenablage direkt in den Text einfügen lassen

Die Kommentar-Felder bieten die gleichen Formatierungs-Optionen und zusätzlich die Möglichkeit, andere Gruppen-/Projekt-Mitglieder zu erwähnen.

Zugewiesene: Hier könnt ihr angeben, wer für die Bearbeitung der Aufgabe zuständig ist. Das können einzelne oder mehrere Personen sein. Das ist besonders praktisch, weil man dann filtern kann, welche Aufgaben auf dem Board einem selbst zugewiesen sind. Wenn du einer anderen Person eine Aufgabe zuweist, wird diese darüber benachrichtigt.

Status: Hierüber könnt ihr angeben, ob eine Aufgabe noch offen oder bereits erledigt ist. Hierfür gibt es auch einen Filter, ihr könnt als bspw. alle geschlossenen Aufgaben ausblenden. Alternativ könnt ihr erledigte Aufgaben aber auch in eine entsprechende Liste schieben, anstatt das Status-Feld zu nutzen. Das ist euch überlassen.

Fälligkeitsdatum: Hier könnt ihr angeben, bis wann eine Aufgabe erledigt sein soll. Über die Filter-Funktion könnt ihr euch dann bspw. nur die Aufgaben anzeigen lassen, die in den nächsten sieben Tagen fällig sind.

Labels: Mit den Labels könnt ihr eure Aufgaben kategorisieren. Das ist besonders auf großen Boards mit vielen Aufgaben hilfreich, damit ihr nicht den Überblick verliert. Ihr könnt für jeden Themen-Bereich ein Label erstellen (z. B. „Öffentlichkeitsarbeit“, „Finanzen“ usw.) und diese euren Aufgaben entsprechend zuweisen. Dann könnt ihr euch über die Filter-Funktion gezielt die Aufgaben mit einem bestimmten Label anzeigen lassen. Zusätzlich/alternativ könnt ihr die Labels auch nutzen, um die Priorität oder andere Eigenschaften der Aufgaben anzugeben. Die Berechtigung zum Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Labels haben die Gruppen-/Projekt-Admins.

Anhänge: Hier könnt ihr Dateien anhängen, die mit der Aufgabe zusammenhängen. Ihr könnt entweder Dateien, die bereits in der Cloud liegen, mit der Aufgabe verknüpfen, oder Dateien hochladen (auch per Drag&Drop).

Nur die Gruppen-/Projekt-Admins haben die Berechtigung zum Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Labels. Innerhalb einer Aufgabe wird ihnen neben der Label-Auswahl ein Zahnrad angezeigt.

Hierüber öffnet sich ein Popup, das die Verwaltung der Labels für dieses Aufgaben-Board ermöglicht.

Im Beschreibungsfeld kann mit Hilfe Formatierungs-Toolbar unter anderem Aufgabenlisten erstellen. Jedes Listenelement gilt dann als Unteraufgabe. Der Status, wie viele Unteraufgaben eine Aufgabe hat und wie viele davon erledigt sind, wird gut sichtbar angezeigt.

Das Textfeld für Kommentare bietet auch die Möglichkeit, Aufgabenlisten zu erstellen. Diese gelten jedoch nicht als Unteraufgaben und werden dementsprechend bei der Status-Anzeige der Unteraufgaben nicht berücksichtigt. Anders als bei Aufgabenlisten in der Beschreibung können hier auch nicht alle Mitglieder der Gruppe/des Projektes die Einträge abhaken, sondern nur die Person, die den Kommentar erstellt hat.

Ganz einfach mit Copy & Paste: die Grafik in die Zwischenablage kopieren und dann an der gewünschten Stelle in den Beschreibungstext einfügen. Funktioniert übrigens auch bei Kommentaren.

Dafür gibt es drei Möglichkeiten:

  • Upload via Drag & Drop.

  • Auf „Datei hochladen“ klicken und die gewünschte Datei aus deinem lokalen Ordner-Verzeichnis auswählen.

  • Auf „Aus der Cloud“ klicken und die gewünschte Datei aus deinen Ordnern in der Cloud auswählen. Bei dieser Variante wird die Datei nicht erneut hochgeladen, sondern es wird eine Verknüpfung zwischen der Cloud-Datei und der Aufgabe erstellt.

Die Kommentare ermöglichen es euch, euch direkt in der Aufgabe dazu auszutauschen und relevante Infos beizutragen. Dafür bieten die Kommentarfelder die gleichen Formatierungs-Optionen wie das Beschreibungsfeld und zusätzlich die Möglichkeit, andere Gruppen-/Projekt-Mitglieder zu erwähnen (durch @name). Die erwähnte Person wird darüber benachrichtigt.

Damit die Diskussion zu einer Aufgabe übersichtlich bleibt, könnt ihr auf bestehende Kommentare antworten. Dadurch entsteht ein Kommentar-Thread. Diese Threads könnt ihr als gelöst markieren, sobald die Frage, um die es in dem Thread ging, abschließend geklärt ist. Die Antworten in einem gelösten Thread sind standardmäßig eingeklappt, um nicht so viel Raum einzunehmen.

In Kommentaren (nicht in der Aufgaben-Beschreibung) kannst du andere Gruppen-/Projektmitglieder erwähnen, indem du @name schreibst. Die erwähnte Person wird darüber benachrichtigt.

Unten links auf dem Board wird ein Lupen- und ein Filter-Icon angezeigt. Hierüber kannst du das Board durchsuchen bzw. filtern.

Bei der Suche werden sowohl der Titel der Aufgaben als auch der Beschreibungstext berücksichtigt. Kommentare werden jedoch nicht berücksichtigt.

Die Filter-Funktion ermöglicht das Filtern nach Zuweisung, nach Labels, nach Status (offen vs. erledigt) und nach Fälligkeitsdatum. Wenn mehrere Optionen ausgewählt sind, werden diese mit UND verknüpft; wenn also bspw. der Status „Offen“ und das Fälligkeitsdatum „Überfällig“ ausgewählt sind, dann werden nur Aufgaben angezeigt, die offen und überfällig sind.

Die Filter-Funktion ist vor allem bei großen Boards mit vielen Aufgaben sehr hilfreich, um den Überblick zu behalten. Wenn ihr die Labels und die Zuweisung ordentlich nutzt, könnt ihr jederzeit sehen, welche Aufgaben aus einem bestimmten Themen-Bereich euch zugewiesen sind.

Was die Berechtigungen angeht, ist zwischen regulären Mitgliedern, Admins und Externen zu unterscheiden.

Reguläre Mitglieder können neue Aufgaben erstellen und bestehende Aufgaben bearbeiten und löschen (auch Aufgaben, die von anderen erstellt wurden). Es gibt auch keine Einschränkungen hinsichtlich der Felder, die sie bearbeiten können, also sowohl die Beschreibung als auch Zugewiesene, Fälligkeitsdatum, Status, Liste, Labels und Anhänge. Außerdem können alle Mitglieder alle Aufgaben auf dem Board kommentieren, aber jede*r kann aber nur die eigenen Kommentare bearbeiten oder löschen.

Gruppen-/Projekt-Admins haben zusätzlich die Berechtigungen zum Verwalten von Listen und Labels. Sie können also neue Listen oder Labels erstellen (die dann von allen genutzt werden können) oder bestehende Listen/Labels bearbeiten oder löschen.

Externe Nutzer*innen, die nicht Mitglied der Gruppe/des Projektes oder gar nicht auf mokwi.de registriert sind, können nicht auf das Board oder einzelne Aufgaben darin zugreifen. Es gibt auch keine Möglichkeit, ihnen Zugriff zu gewähren, außer sie in die Gruppe/das Projekt einzuladen.

Das ist aktuell nicht möglich. Alle Gruppen-/Projektmitglieder haben volle Bearbeitungsrechte, während Nicht-Mitglieder gar keinen Zugriff haben.

Grundsätzlich erhältst du in den folgenden Fällen eine Benachrichtigung:

  • Auf einem Board in einer deiner Gruppen/Projekte wird eine neue Aufgabe erstellt.

  • Du wirst in einem Kommentar erwähnt.

  • Eine Aufgabe wird dir zugewiesen.

Wenn du einer Aufgabe folgst, erhältst du weitere Benachrichtigungen. Folgende Dinge führen dazu, dass du einer Aufgabe folgst:

  • Du hast die Aufgabe erstellt.

  • Du hast die Aufgabe kommentiert.

  • Du wurdest in einem Kommentar zu der Aufgabe erwähnt.

  • Du hast manuell auf „Aufgabe folgen“ geklickt.

Die neuen Aufgaben-Boards lösen die alte Aufgaben-App ab. Wenn ihr in euren Gruppen/Projekten die Aufgaben-App genutzt habt, werden euch die Einträge noch angezeigt, aber ihr könnt keine Aufgaben mehr erstellen oder bearbeiten (read-only). Dafür könnt ihr alle Einträge mit einem Klick ins Aufgaben-Board migrieren. Die Berechtigung hierfür haben die Gruppen-/Projekt-Admins. In der alten Aufgaben-App wird ihnen ein Banner mit einem Link angezeigt, über den sie die Migration starten können. Dann passiert Folgendes:

  • Das Aufgaben-Board wird aktiviert (sofern es noch nicht aktiviert war).

  • Die Listen und deren Aufgaben aus der alten Aufgaben-App werden ins Aufgaben-Board übertragen. Die Inhalte der Aufgaben (Titel, Beschreibung etc.) bleiben so weit wie technisch möglich erhalten.

  • Die alte Aufgaben-App wird deaktiviert.

Wenn bei der Migration Probleme auftreten sollten, meldet euch bitte beim Support.

In den Einstellungen eurer Gruppe/eures Projektes können die Admins die alte Aufgaben-App auch manuell deaktivieren, ohne die Einträge zu migrieren (einfach ganz unten das Häkchen entfernen und speichern).

Die alte Aufgaben-App lässt sich nicht mehr aktivieren – weder nach der Deaktivierung noch in Gruppen/Projekten, in denen sie bisher nicht aktiviert war, noch beim Erstellen neuer Gruppen/Projekte.

Die neuen Aufgaben-Boards lösen die alte Aufgaben-App ab. Wenn ihr in euren Gruppen/Projekten die Aufgaben-App genutzt habt, werden euch die Einträge noch angezeigt, aber ihr könnt keine Aufgaben mehr erstellen oder bearbeiten (read-only). Dafür könnt ihr alle Einträge mit einem Klick ins Aufgaben-Board migrieren. Die Berechtigung hierfür haben die Gruppen-/Projekt-Admins. In der alten Aufgaben-App wird ihnen ein Banner mit einem Link angezeigt, über den sie die Migration starten können. Dann passiert Folgendes:

  • Das Aufgaben-Board wird aktiviert (sofern es noch nicht aktiviert war).

  • Die Listen und deren Aufgaben aus der alten Aufgaben-App werden ins Aufgaben-Board übertragen. Die Inhalte der Aufgaben (Titel, Beschreibung etc.) bleiben so weit wie technisch möglich erhalten.

  • Die alte Aufgaben-App wird deaktiviert.

Wenn bei der Migration Probleme auftreten sollten, meldet euch bitte beim Support.

In den Einstellungen eurer Gruppe/eures Projektes können die Admins die alte Aufgaben-App auch manuell deaktivieren, ohne die Einträge zu migrieren (einfach ganz unten das Häkchen entfernen und speichern).

Die alte Aufgaben-App lässt sich nicht mehr aktivieren – weder nach der Deaktivierung noch in Gruppen/Projekten, in denen sie bisher nicht aktiviert war, noch beim Erstellen neuer Gruppen/Projekte.

Durch die Migration eurer Boards aus der Deck App in eure Gruppen/Projekte werden die Boards weder gelöscht noch archiviert. Wenn ihr die Boards nach der Migration löschen möchtet, könnt ihr das tun, indem ihr direkt auf die REST API der Nextcloud Deck App zugreift.
Hinweis: Du kannst nur Boards löschen, für die du Verwaltungsrechte hast bzw. deren Owner du bist – also in der Regel Boards, die du selbst erstellt hast (Bearbeitungsrechte für das Board reichen nicht aus). Wenn du ein Board gelöscht haben möchtest, aber du nicht die Berechtigungen dafür hast, dann bitte am besten die Person darum, die das Board erstellt hat.
Anleitung:
Zuerst musst du die ID des zu löschenden Boards herausfinden:
  1. In die Cloud navigieren (egal wohin, z. B. einfach https://cloud.wechange.de/apps/files/files).
  2. Die Konsole deines Browsers öffnen. Wenn du nicht weißt, wie das geht, folge dieser Anleitung: https://help.klaviyo.com/hc/de-de/articles/360044013412
  3. Folgendes Snippet in die Konsole einfügen und mit „Enter“ausführen:
const res = await(await fetch(„/index.php/apps/deck/api/v1.1/boards“, {
„headers“: {
„requesttoken“: OC.requestToken,
},
})).json();
let output = „“;
for (let i = 0; i < res.length; i++) {
   if (res[i].permissions.PERMISSION_MANAGE) output += `Name: „${res[i].title}“; ID: ${res[i].id}\n`
};
console.log(output)
 
Es wird eine Liste mit den Namen und ID’s derjenigen Boards angezeigt, für die du die Verwaltungsrechte hast (weil du das Board erstellt hast und Owner bist oder weil dir die Verwaltungsrechte erteilt wurden). Das sind diejenigen Boards, die du löschen könntest.
Nehmen wir an, die ID des Boards, das du löschen willst, ist 123. Dann fügen wir jetzt das folgende Snippet in die Konsole ein und führen es aus:
 
res2 = await fetch(„/index.php/apps/deck/api/v1.1/boards/123“, {
    „headers“: {
        „requesttoken“: OC.requestToken,
    },
    „method“: „DELETE“,
});
if (res2.ok) {
console.log(„Board erfolgreich gelöscht.“)
} else if (res2.status === 403) {
console.log(„Board konnte nicht gelöscht werden. Entweder, es wurde bereits gelöscht, oder du hast nicht die erforderlichen Berechtigungen, oder es existiert kein Board mit der ID.“)
} else {
console.log(„Unbekannter Fehler. Bitte kontaktiere den Support.“)
}
 
In der ersten Zeile musst du die ID „123“ natürlich durch die echte ID deines Boards austauschen.
Das wiederholst du für die weiteren Boards, die du löschen willst.
 
Hinweis: Wenn man nach dem Löschen eines Boards direkt nochmal das erste Snippet ausführt, wird das gelöschte Board hier für einige Zeit noch angezeigt.

Unsere Aufgaben-Boards basieren auf der Nextcloud Deck App. Für diese wurden diverse mobile Apps für Android und iOS entwickelt. Über diese Apps ist grundsätzlich auch der Zugriff auf eure Aufgaben-Boards möglich, sobald ihr euch in der App mit dem Server cloud.wechange.de verbunden und euch authentifiziert habt.

Diese Apps werden nicht von uns bereitgestellt und wir übernehmen daher auch keine Garantie für Funktionalität, Sicherheit oder Datenschutz. Weiterhin bieten wir keinen Support, wenn es Probleme bei der Kompatibilität zwischen Aufgaben-Boards und mobilen Apps gibt. Bei unserer Recherche haben wir insbesondere die beiden folgenden Apps gefunden; dies bedeutet jedoch nicht, dass wir diese offiziell empfehlen oder in irgendeiner Weise ihre Qualität gewährleisten.

  • Android: Die App „Nextcloud Deck“, die von einer privaten Firma entwickelt und bereitgestellt wird, ist im Google Play Store kostenpflichtig erhältlich. Die gleiche App ist gratis im F-Droid Store erhältlich. Man kann sich die APK-Datei der neuesten Version direkt auf der Seite herunterladen und die App darüber auf dem eigenen Gerät installieren; um aber regelmäßige Upates erhalten, empfiehlt es sich, zuerst die F-Droid-App selbst herunterzuladen und zu installieren und anschließend innerhalb der F-Droid-App die App „Nextcloud Deck“ herunterzuladen. Unabhängig davon, wie man die App installiert, braucht man für die Nutzung zusätzlich die offizielle Nextcloud Android-App, die sowohl im F-Droid Store als auch im Google Play Store kostenlos erhältlich ist.

  • iOS: Es gibt mehrere, teils kostenpflichtige Apps, wobei wir keine Aussage über die Qualität treffen können. Die neue App „Deckloud“ bewirbt, ein kostenloser iOS und macOS Client für die Nextcloud Deck App zu sein. Wir haben die App jedoch nicht selbst getestet.

Es ist mit Schwierigkeiten bei der Darstellung von Beschreibungstexten und Kommentaren zu rechnen, wenn man über eine mobile App auf die Boards zugreift. Das liegt daran, dass unsere Aufgaben-Boards eine andere Formatierung nutzen als die Apps (HTML vs. Markdown). Texte, die direkt im Aufgaben-Board geschrieben wurden, werden also in einer mobilen App merkwürdig aussehen, und andersherum.

Aktionen, die in einer mobilen App vorgenommen werden (z. B. neue Aufgabe erstellen), lösen in der Regel keine Benachrichtigungen bei anderen Mitgliedern aus.

Die Aufgaben-Boards basieren auf dem Backend der Nextcloud Deck App. Um eine direkte Integration der Boards direkt in die Gruppen und Projekte zu ermöglichen, haben wir uns entschieden, einen eigenen Web Client (also ein eigenes Frontend) zu entwickeln, damit sich die Boards auch vom Design nahtlos in unsere Plattform einfügen. Unser Custom Client kommuniziert direkt mit dem Backend der Nextcloud Deck App.

  1. Klicke unter  „Persönliches Dashboard“ auf dein Projekt

  2. Klicke jetzt unten links auf „Einstellungen“, jetzt solltest du auf der Seite „Projekt bearbeiten“ sein

  3. Scrolle zu dem Punkt „Videokonferenz einbetten“

  4. Klicke auf das darunter liegende Feld und wähle „BBB-Meeting“ aus

  5. Jetzt kannst du wenn du möchtest noch en paar Grundeinstellungen zu der Nutzung von BBB tätigen

  6. Als letztes musst du nur noch auf „Speichern“ klicken

Jetzt sollte dir der Punkt Videokonferenz in der Sidebar deines Projektes angezeigt werden.

Wir haben noch kein eigenes Tutorial, aber BBB wird international von vielen genutzt und entsprechend gibt es einige Tutorials, zum Beispiel dieses hier auf YouTube (6:30 min). In dem Video sieht einiges etwas anders aus als in unserem BBB, da wir bereits eine neuere Version im Einsatz haben, aber es sollte nah genug dran sein, um die Grundlagen zu verstehen. Mehr als die Grundlagen werden auch nicht gezeigt (wenn ihr ein besseres/aktuelleres Tutorial kennt, sagt uns gerne Bescheid!). Um das meiste aus BBB herauszuholen, kommt ihr nicht drum herum, selbst herumzuexperimentieren und am besten auch unsere FAQ zu lesen, die einen ausführlichen Einblick geben.

BBB ermöglicht es euch, professionelle Videokonferenzen durchzuführen und von zahlreichen Möglichkeiten Gebrauch zu machen, ohne dass eure Daten dabei von den fragwürdigen Geschäftsmodellen großer Konzerne ausgenutzt werden. Anstatt dessen könnt ihr euch einfach und sicher digital treffen, um die Zusammenarbeit in euren Gruppen und Projekten auf die nächste Stufe zu heben.

Bis zu 100 Personen sollten an einem Meeting teilnehmen können, solange nicht alle ihre Kamera teilen. Die genauen Obergrenzen schwanken je nach aktueller Serverbelastung. Wenn ihr die Grenzen austestet, teilt uns gerne mit, wie viel Teilnehmer*innen und Kameras euer Meeting ausgehalten hat und ab wann es Probleme gab, wir würden uns freuen!

Hierfür kann es verschiedene Ursachen geben. Vielleicht bist du einfach stumm geschaltet? Unten siehst du ein Mikrofon-Symbol. Wenn es durchgestrichen ist, bist du stumm. Klicke da drauf und wähle ggf. dein Mikrofon aus. Das Gleiche gilt für das Video-Icon direkt daneben.

Falls das nicht geholfen hat: Manchmal liegt es an der Browser-Version. Versuche, ob es mit einem anderen Browser klappt.Es kann auch an den Audio- und Video-Ein- und Ausgängen liegen. In den Audio- bzw. Video-Einstellungen (klicke auf den kleinen Pfeil neben dem jeweiligen Symbol) kannst du jeweils auswählen, welche du nutzen möchtest. Versuche es mit bzw. ohne Kopfhörer. Falls es immer noch nicht funktioniert, kannst du dich auch per Telefon in der Meeting einwählen.

Vermutlich hast du die Präsentation minimiert. Klicke unten rechts auf den Präsentations-Button, um sie wieder anzuzeigen.

Deaktiviere die Webcam-Freigabe, indem du unten auf das Kamera-Symbol klickst. Klicke erneut drauf, um die Freigabe zu aktivieren. In einem Fenster solltest du nun die Qualität auswählen können. Wähle hier „Niedrige“ und klicke anschließend auf „Freigabe starten“.

Wenn das nicht reicht: Klicke rechts oben auf die drei Punkte und dann auf „Einstellungen öffnen“. Unter „Datensparmodus“ kannst du auswählen, ob du die Webcams der anderen oder Screensharing deaktivieren willst.

Wenn das nicht reicht: Klicke rechts oben auf die drei Punkte und dann auf „Einstellungen öffnen“. Unter „Datensparmodus“ kannst du auswählen, ob du die Webcams der anderen oder Screensharing deaktivieren willst.

Alternativ kann der/die Präsentator*in die Folie auch für den ganzen Raum löschen, sodass keine*r der Teilnehmer*innen sie mehr sieht. Dafür klickt der/die Präsentator*in links unten auf den Plus-Button und dann auf „Präsentationen hochladen/verwalten“. Hier neben der aktuellen Präsentation „default.pdf“ auf die Mülltonne klicken und anschließend rechts oben bestätigen. Die Präsentation ist dann weg und kann auch nicht wieder angezeigt werden (außer, ihr habt sie vorher heruntergeladen und ladet sie wieder hoch).

Diese Löschung der Standard-Präsentation gilt nur für das laufende Meeting. Sobald die Konferenz beendet wird (z. B. weil alle Teilnehmer*innen sie verlassen) und anschließend neu gestartet wird, ist die Präsentation wieder da.
Ihr könnt auch eigene Präsentationen hochladen und zeigen, siehe dafür unter „Wie können wir Präsentationen hochladen und zeigen?“

Wenn du Admin deiner Gruppe/deines Projektes bist, kannst du über das Gruppen-/Projektmenü zu den Einstellungen navigieren. Im Tab „Allgemein“ kannst du unten auswählen, ob beim Beitritt Mikrofon und Kamera der Teilnehmer*innen standardmäßig aktiviert sein sollen. Außerdem kannst du auswählen, ob Aufzeichnungen möglich sein sollen.

Über das Personen-Icon links oben kannst du die Teilnehmer*innenliste ausklappen. Klicke nun auf „Öffentlicher Chat“, schreibe eine Nachricht und drücke Enter. Voilá!

Die Nachrichten der Teilnehmer*innen mit der Rolle „Moderator:in“ werden fett gedruckt. Für das Schreiben öffentlicher Chat-Nachrichten im Chat kann einzelnen oder auch allen Teilnehmer*innen die Berechtigung entzogen werden (s. Welche verschiedenen Rollen/Berechtigungen gibt es? Wie unterscheiden sich diese?)

Über das Personen-Icon links oben kannst du die Teilnehmer*innenliste ausklappen. Klicke nun auf „Öffentlicher Chat“, schreibe eine Nachricht und drücke Enter. Voilá!

Die Nachrichten der Teilnehmer*innen mit der Rolle „Moderator:in“ werden fett gedruckt. Für das Schreiben öffentlicher Chat-Nachrichten im Chat kann einzelnen oder auch allen Teilnehmer*innen die Berechtigung entzogen werden (s. Welche verschiedenen Rollen/Berechtigungen gibt es? Wie unterscheiden sich diese?)

Für das Schreiben privater Chat-Nachrichten im Chat kann einzelnen oder auch allen Teilnehmer*innen die Berechtigung entzogen werden (s. Welche verschiedenen Rollen/Berechtigungen gibt es? Wie unterscheiden sich diese?)

Über der Teilnehmer*innenliste ist das Feld „Geteilte Notizen“. Hier können alle Teilnehmer*innen gleichzeitig drin herumschreiben, z. B. um das Meeting zu protokollieren. Wenn ihr Pads (also Etherpads) kennt, dürfte das für euch nichts Neues sein.

Aufpassen: Eure  geteilten Notizen verschwinden, sobald alle das Meeting verlassen haben. Sichert diese also vorher, wenn etwas Wichtiges dabei war.

Als Moderator:in des Meetings (s. Welche verschiedenen Rollen/Berechtigungen gibt es? Wie unterscheiden sich diese?) kannst du die geteilten Notizen auch an das Whiteboard heften, damit alle sie groß sehen, oder die Notizen in eine Präsentation umwandeln, um den Stand der Geteilten Notizen in diesem Moment anzuzeigen (über das Drei-Punkte-Menü rechts über den geteilten Notizen). Ihr könnt den Text in der Präsentation dann nicht mehr ändern, aber mit den Whiteboard-Tools verzieren. Probiert es am besten einfach selbst aus.

In BBB hat immer nur eine Person die Rolle „Präsentator“ (s. Welche verschiedenen Rollen/Berechtigungen gibt es? Wie unterscheiden sich diese?). Nur diese Person kann den Bildschirm teilen. Dafür sieht sie unten einen zusätzlichen Button. Wenn du als Präsentator*in hier draufklickst, wirst du gefragt, welches Fenster oder welchen Bildschirm du teilen möchtest. Wähle ein Fenster/einen Bildschirm, bestätige die Eingabe und fertig.
Teilnehmer*innen mit der Rolle „Moderator“ (s. unten zu Rollen und Berechtigungen) können sich oder anderen die Rolle „Präsentator“ geben (oder entziehen). Falls du etwas präsentieren willst, bitte eine*n Moderator:in, dich zum „Präsentator“ zu machen.

Das liegt daran, dass du gerade nicht die Rolle „Präsentator“ hast. In BBB kann immer nur eine Person gleichzeitig diese Rolle haben. Teilnehmer*innen mit der Rolle „Moderator“ (s. Welche verschiedenen Rollen/Berechtigungen gibt es? Wie unterscheiden sich diese?) können sich oder anderen die Rolle „Präsentator“ geben (oder entziehen). Falls du etwas präsentieren willst, bitte eine*n Moderator:in, dich zum „Präsentator“ zu machen.

Ganz unten rechts siehst du einen Button mit einer Hand. Wenn du hier klickst, rutschst du in der linken Teilnehmer*innenliste nach oben, was für alle Teilnehmer*innen sichtbar ist. Die Moderator*innen werden zusätzlich visuell und akustisch auf deine Meldung aufmerksam gemacht.

Klicke nochmal auf den Hand-heben-Button, um deine Hand wieder zu senken. Moderator*innen können deine Hand auch für dich senken.

Mit den Status-Icons kannst du ausdrücken, wie es dir geht oder wie du etwas findest. Deinen eigenen Status kannst du auf zwei Wege setzen:

    1. Klicke rechts unten auf den kleinen Pfeil neben dem Hand-heben-Button.
    2. Öffne die Teilnehmer*innenleiste, klicke auf dich selbst und wähle „Status setzen“.

In der Teilnehmer*innenleiste kannst du auch sehen, welchen Status die anderen Teilnehmer*innen haben. Moderator*innen können die Status einzelner oder aller Teilnehmer*innen zurücksetzen.

Als Moderator*in (s. Welche verschiedenen Rollen/Berechtigungen gibt es? Wie unterscheiden sich diese?) kannst du in der Teilnehmer*innenliste auf das Zahnrad klicken und „Gruppenräume erstellen“ wählen. Hier kannst du die Anzahl der Räume und die Zuordnung festlegen. Die Zeit, die du hier einstellst, ist ein hartes Limit. Nach Ablauf der Zeit werden die Räume geschlossen und alle landen wieder im Hauptraum.

Im öffentlichen Chat ist ganz oben immer eine Nachricht wie die folgende zu sehen: „To join this meeting by phone, dial: +4930 123 456 789  and enter the following PIN: 12341234123#. Use the 0-key on your phone to toggle mute on/off“. Du brauchst die Telefonnummer und die PIN. Falls du selbst nicht in das Meeting und den Chat kommst, lasse dir das von irgendwem im Meeting schicken. Sobald du dich per Telefon eingewählt hast, kannst du dich mit der 0-Taste stumm schalten bzw. entstummen.

Wenn du in einem Meeting die Rolle „Moderator*in“ hast, siehst du im öffentlichen Chat ganz oben eine Nachricht wie: „Um externe Gäste einzuladen, teile diesen Link: https://wechange.de/bbb/abc-def-hij/„. Kopiere diesen Link und schicke ihn an eine Person, die zu dem Meeting einladen möchtest. Die andere Person muss nicht auf wechange.de registriert sein. Wenn sie nicht registriert ist, muss sie nach dem Aufruf des Links lediglich einen Namen eingeben und den Nutzungsbedingungen zustimmen.

Die eingeladene Person hat nun die Rolle „Gast“. Das bedeutet, dass sie nicht zur Rolle „Moderator*in“ befördert werden kann. Sie kann (von einer Moderator*in) jedoch zur Präsentator*in ernannt werden.

Als Präsentator*in (s. unten zu Rollen und Berechtigungen) kannst du unten links auf den blauen Button mit dem Plus-Symbol klicken. Wähle „Präsentationen hochladen/verwalten“.

Nun kannst du eine Datei hochladen und bestätigen. Die Datei wird nun zu einer PDF konvertiert und allen angezeigt. Du als Präsentator*in kannst mit den Pfeil-Symbolen unten durch die Folien wechseln. Wenn eine andere Person Präsentator*in wird, kann diese dort weitermachen, wo du aufgehört hast, oder eine andere PDF-Datei hochladen und diese anzeigen.

Wir empfehlen, Dateien bereits vor dem Hochladen zur PDF zu konvertieren, um sicherzustellen, dass alles so aussieht, wie es aussehen soll.

Als Präsentator*in (s. unten zu Rollen und Berechtigungen) kannst du, wenn du eine hochgeladene Präsentation (s. oben) teilst, diese mit Anmerkungen versehen (Striche, geometrische Formen, Pfeile, Text, Notizen). Dafür siehst du unten eine Anmerkungsleiste. Oben unter „Stile“ kannst du Farbe, Dicke, Strichart, Größe und Schriftart der Anmerkungen auswählen. Wenn du in der Anmerkungsleiste auf den Cursor („Auswählen“) klickst, kannst du bestehende Anmerkungen verschieben oder anderweitig verändern.

Standardmäßig kann nur die Person mit der Rolle „Präsentator“ Anmerkungen vornehmen. Der Präsentator kann aber in der Zeile unter der Anmerkungsleiste über einen Button den Mehrbenutzermodus aktivieren.

Nun können alle die Whiteboard-Tools nutzen – solange, bis der Präsentator den Mehrbenutzermodus wieder deaktiviert. Beim Wechseln der Folie wird der Mehrbenutzermodus automatisch deaktiviert und muss für die neue Folie ggf. wieder neu aktiviert werden.

Als Präsentator*in kannst du auch einzelnen Teilnehmer*innen Zugriff aufs Whiteboard geben, indem du sie in der Teilnehmer*innenliste auswählst und die entsprechende Option auswählst. Ebenso kann auch einzelnen Teilnehmer*innen der Zugriff aufs Whiteboard entzogen werden.

Die Anmerkungen bleiben übrigens auf der Folie. Wenn ihr zur nächsten Folie wechselt, werden sie nicht mehr angezeigt. Wenn ihr zurück wechselt, sind sie wieder da. Über das Drei-Punkte-Menü in der Ecke der Folie könnt ihr die aktuelle Folie inkl. aller Anmerkungen als Bild-Datei herunterladen.

Wenn ihr eine Folie mit den Whiteboard-Tools verschönert habt, wollt ihr sie vielleicht herunterladen. Dafür kann jede*r auf die drei Punkte rechts oben bei der Präsentation klicken und „Aktuelle Folie herunterladen“ wählen. Die Folie wird als PNG gespeichert.

In BBB-Meetings gibt es zwei „klassische“ Rollen, und zwar Teilnehmer*innen und Moderator*innen, sowie die Zusatzrolle „Präsentator“. (Siehe auch: Wovon hängt es ab, ob ich in einem BBB-Meeting normale*r Teilnehmer*in, Moderator:in oder Präsentator*in bin?)

Teilnehmer*innen haben eingeschränkte Rechte, bspw. können sie keine Breakout-Rooms erstellen und das Meeting nicht für alle beenden.

All diese Dinge können jedoch Moderator*innen – ähnlich wie die Admins in wechange.de-Gruppen und -Projekten mehr Rechte haben als reguläre Mitglieder. Sie können Teilnehmer*innen bspw. auch stumm schalten (aber nicht entstummen). Moderator*innen wird außerdem über der Teilnehmer*innenliste ein Zahnrad angezeigt.

Über dieses zusätzliche Moderator*innen-Menü können sie u. a. die Teilnehmer*innenrechte einschränken.

Außerdem können Moderator*innen sich und andere zum Präsentator ernennen, indem sie in der Teilnehmer*innenliste auf die gewünschte Person klicken und auf „Zum Präsentator machen“ klicken. Nur als Präsentator kannst du deinen Bildschirm teilen oder eine hochgeladene Präsentation zeigen (s. oben). Außerdem kannst du als Präsentator*in selbst die Whiteboard-Tools nutzen und auch anderen im Mehrbenutzermodus den Zugriff aufs Whiteboard erlauben (s. oben).

Bei uns ist es so eingestellt, dass Gruppen-/Projekt-Admins in den BBB-Meetings innerhalb der Gruppe/des Projektes automatisch Moderator*innen sind. Alle normalen Mitglieder der Gruppe/des Projektes sind Teilnehmer*innen des Meetings. Bei BBB-Meetings innerhalb von Veranstaltungen ist zusätzlich die Person Moderator:in, die die Veranstaltung erstellt hat.

Die erste Person, die dem Meeting mit der Rolle „Moderator*in“ beitritt, ist gleichzeitig Präsentator*in. Diese Rolle kann natürlich weitergegeben werden.

Moderator*innen können reguläre Teilnehmer*innen auch zu Moderator*innen befördern. Die Ausnahme sind „Gäste“: Teilnehmer*innen, die dem Meeting über den externen Einladungslink beigetreten sind (und daher in der Teilnehmer*innenliste die Bezeichnung „Gast“ stehen haben), können nicht zu Moderator*innen befördert werden.

Aufgepasst: Wenn an eurem Meeting kein*e Admin teilnimmt, ist auch niemand Moderator*in. Das heißt, dass auch niemand Präsentator*in werden kann, um den Bildschirm zu teilen. Auch Funktionen wie Breakout-Räume oder Aufzeichnungen können ohne Moderator*in nicht genutzt werden.

Als Präsentator*in (s. oben zu Rollen und Berechtigungen) kannst du links unten auf den Plus-Button klicken und „Umfrage starten“ klicken. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass eine Präsentation hochgeladen und ausgewählt ist. Das kann auch die Standard-Folie sein, die beim Start jedes Meetings hochgeladen und vorausgewählt ist.

Der Rest ist selbsterklärend und lässt sich durchs selbstständige Ausprobieren am besten entdecken.

Wenn deine Webcam freigegeben ist, siehst du unten neben dem Kamera-Symbol einen Pfeil. Klicke hier drauf und wähle „Erweiterte Einstellungen öffnen“. Nun kannst du einen virtuellen Hintergrund auswählen.

Um Meetings aufzeichnen zu können, muss das in den Gruppen-/Projekteinstellungen erlaubt sein (bzw. in den Veranstaltungs-Einstellungen, wenn es sich um eine Videokonferenz in einer Veranstaltung handelt). In den Einstellungen muss bei „Videokonferenz einbetten“ -> „Aufnahme erlauben“ die Option „Ja“ gewählt sein. Anschließend sichern.

Nun werden alle beim Eintritt in ein BBB-Meeting gefragt, ob sie damit einverstanden sind, dass sie aufgezeichnet werden könnten. Als Moderator:in (s. oben zu Rollen und Berechtigungen) kannst du oben auf „Aufzeichnung starten“ klicken.

Wenn du erneut darauf klickst, wird die Aufzeichnung pausiert, kann aber später wieder fortgesetzt werden. Erst, wenn alle das Meeting verlassen haben oder ein*e Moderator:in die Konferenz für alle beendet, ist die Aufzeichnung abgeschlossen. Sie erscheint etwas später unter „Aufgezeichnete Meetings“, wohin du über das Seitenmenü der Gruppe/des Projektes navigieren kannst. Je länger das Meeting, desto länger kann es dauern, bis die Aufzeichnung dort zu sehen ist.

Über das Seitenmenü der Gruppe/des Projektes kannst du zu „Aufgezeichnete Meetings“ wechseln, wo diese nach kurzer Zeit angezeigt werden. Je länger das Meeting, desto länger kann es dauern, bis die Aufzeichnung dort zu sehen ist.

1. Wie oft wurdet ihr DDOS-attackiert?

Wir sind bislang noch nicht Opfer von DDOS-Attacken geworden und wurden auch noch nie erpresst. Unabhängig davon gibt es bei uns nicht viel Geld zu holen 😉.

2. Wie schützt ihr euch vor anderen Angriffen?

Die Firewalls sind so konfiguriert, dass neben https lediglich das Protokoll ssh zugelassen ist, zu dessen Authentifizierung ein besonders sicherer kryptographischer Schlüssel erforderlich ist (ED25519). Bei mehrfachem fehlerhaften Versuch eines Zugriffs wird ein Angreifer gesperrt.

3. Welche Daten können Angreifer erbeuten, wenn sie euch hacken?

Wenn unser Backup-Server gehackt würde, sind lediglich verschlüsselte Daten zu erbeuten. WordPress-Installationen und Portale laufen in einzelnen, getrennten Umgebungen. Sollte sich ein Angreifer Zugriff zu einer WordPress-Installation verschaffen, hat dieser keinen Zugriff auf andere WordPress-Seiten oder Portale und andersherum.

4. Habt ihr immer die aktuellsten Sicherheitsupdates?

Alle Dienste, die wir nicht selbst entwickeln, werden von uns schnellstmöglich geupdated, sobald Sicherheitsupdates zur Verfügung stehen. wechange.de ist selbst in Django/Python programmiert. Django-Sicherheitsupdates führen wir innerhalb von maximal 10 Tagen durch.

5. Wie schützt ihr euch vor Cross-Site-Scripting und Ähnlichem?

Alle Anfragen vom Browser enthalten ein CSRF-Token (cross-site-request-forgery), das verhindert, dass andere Internetseiten Anfragen auf mokwi.de fälschen können.

Wir nehmen Datenschutz sehr ernst und erfüllen die strengen deutschen Datenschutzanforderungen. Deine auf mokwi.de eingegebenen Daten werden nicht zu Werbezwecken verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

Auf mokwi.de kannst du sehr detailliert einstellen und jederzeit ändern, welche Daten du für welche Nutzer*innen(-gruppen) sichtbar machen willst. Die Sichtbarkeit kannst du global einstellen, je Gruppe / Projekt, aber auch davon abweichend für jedes neu erstellte Element wählen (Veranstaltung, Neuigkeit, Dokument, Aufgabe etc.). Auch für dein Profil kannst du einstellen, wer es sehen kann.

Wenn du in deinem persönlichen Profil deine Adresse löschst, dann wird sie nicht automatisch auf der Karte gelöscht, sondern es muss nochmal der graue Button „Löschen“ angeklickt werden. Dann nur noch unten rechts auf „Sichern“ klicken. Und fertig!

Aktuell werden die Nutzungsbedingungen noch angepasst. Falls ihr dazu eine Frage habt, schreibt uns gerne eine Nachricht unter mokwi@kielregion.de.

Mit Klick auf das Lupen-Symbol in der oberen Menüleiste erscheint eine Suchzeile. Hier gibst du einfach deinen Suchbegriff ein. Du kannst deine Suche außerdem filtern, um gezielt innerhalb von Projekten, Gruppen oder Benutzer*innen zu suchen.

Unser Suchalgorithmus kann aktuell leider keine Anfragen verarbeiten, die einzelne Buchstaben oder Ziffern enthalten (z. B. „Tag X“ oder „Haus 1“ sind nicht zulässig). In solchen Fällen werden keine Suchergebnisse angezeigt. Anfragen dürfen nur Wörter, Buchstabenkombinationen und Zahlen enthalten, die mindestens zwei Buchstaben und/oder Ziffern enthalten (z. B. „Tag XY oder „Haus 10“ oder „Mission A1“ sind zulässig).

Wir freuen uns über konstruktives Feedback, um wechange.de stetig zu verbessern. Schreibe uns gern über mokwi@kielregion.de und wir bemühen uns, schnellstmöglich zu antworten. Danke für deine Hilfe!

Ansprechpartnerinnen  MokWi

Anne Groß

Projektmanagerin Kompetenzaufbau und Beteiligung (SmarterLeben)

Kim Strupp

Prokuristin, SmarterLeben: Projektkoordination & Teamleitung, MokWi